Die E-Akte spielt eine zentrale Rolle für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung in Deutschland. Bisher nutzt etwas mehr als ein Drittel der Bundesverwaltung die elektronische Akte. Wir zeigen, wie es weitergeht.
Die E-Akte gilt als Vorzeigeobjekt der digitalen Verwaltung. Sie ermöglicht schnelles, ortsunabhängiges, kontinuierliches Zugreifen auf Informationen. Medienbrüche etwa durch unterschiedliche Software-Versionen soll es mit der E-Akte nicht mehr geben. Generell wird sie Prozesse in der Verwaltung vereinfachen. Die Hoffnungen sind groß, die Politik, Wissenschaft und BürgerInnen in die E-Akte setzen. Eine Analyse des Bundesinnenministeriums zeigt: 34,6 Prozent haben die E-Akte im Jahr 2016 genutzt. Immerhin rund elf Prozent mehr, als ein Jahr zuvor.
E-Akte als führendes System
Die Evaluierung zeigt zudem, dass knapp die Hälfte der befragten Behörden, die die E-Akte bereits als führendes System eingesetzt haben, diese sowohl in der allgemeinen Verwaltungsarbeit als auch in Fachprozessen einsetzt (44,4 Prozent). Knapp ein Drittel dieser Behörden (31,1 Prozent) gibt an, die E-Akte in Fachprozessen einzusetzen und ein Viertel (24,4 Prozent) verwendet die elektronische Aktenführung bei der allgemeinen Verwaltungsarbeit.
E-Akte: Voraussetzungen zur Einführung bis 2019
Bis 2019 sollen die Bundesbehörden die konkreten organisatorischen und technischen Voraussetzungen zur Einführung der elektronischen Aktenführung schaffen. Hierzu sollten die Behörden bis Ende 2016 eine entsprechende Konzeption vorlegen. Die Analyse stellt fest, dass knapp ein Drittel der befragten Behörden bereits ein Konzept zur Einführung der E-Akte erstellt hat. Über ein Drittel (36,2 Prozent) erstellt derzeit ein Konzept zur Einführung der E-Akte. Ein weiteres Drittel hat noch keine Maßnahme eingeleitet. Im kommenden Jahr wird es dann ernst: 2018 soll die Pilotierung des Basisdienstes E-Akte/DMS mit ausgewählten Pilotbehörden beginnen, heißt es in der Analyse. Auch fast alle Parteien setzen auf eine weitere Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Nach der Bundestagswahl findet dann die heiße Phase für die Umsetzung von E-Akte und weiteren digitalisierten öffentlichen Dienstleistungen an.
