Die Zahl nützlicher Software im Internet steigt täglich. Wir haben fünf Tools und Tutorials zusammengestellt, die dabei helfen, Texte zu übersetzen, PDFs zu verbinden und um in Internetdaten von Google zu recherchieren. Außerdem zeigen wir datensparsame Alternativen zu WhatsApp und Tutorials, um Excel besser zu verstehen.
Ein wichtiger Hinweis: Im Arbeitskontext sollten Sie sich mit Blick auf externe Tools und Software stets vom Datenschutzexperten und den IT-Administratoren beraten lassen. Und: Auf Dienstgeräten dürfen Beschäftigte keine eigene Software installieren. Für einige der folgenden Tools ist es notwendig, dass man Texte oder Dateien hoch lädt, damit diese online verarbeitet werden. Bei diesen Diensten sollten Sie niemals private oder dienstliche Dokumente hochladen. Dienstliche Unterlagen sollten niemals über externe Software oder Tools verarbeitet werden!
Tool-Tipp 1
Alternativen zu WhatsApp: Signal und Threema
Mehr als 1,5 Milliarden Menschen nutzen WhatsApp (WA) weltweit. Auch unter Kollegen im Dienst, mit Kunden (oder an Schulen zwischen LehrerInnen, Schülern und Eltern) läuft die Kommunikation häufig über den Messenger. So einfach und praktisch der Textdienst im Alltag ist – die Daten landen alle beim US-Datenkonzern Facebook, der WA 2014 aufgekauft hat. Und der macht aus diesen Daten viel Geld.
Um zu verhindern, dass sämtliche Daten auf US-Server wandern und damit auch dem Zugriff durch US-Geheimdiensten zur Verfügung stehen, können NutzerInnen auf Alternativen wie den Messenger Signal setzen. Signal ist vor allem für seine Datensparsamkeit und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bekannt. So wird weder das Telefonbuch der Nutzer im Klartext auf die Server der Betreiber geladen, noch kann der Nachrichteninhalt von Dritten eingesehen werden und auch die Nutzerprofile mit Name und Foto sind verschlüsselt. Sicherheitsexperten und Datenschutzorganisationen empfehlen den Dienst. So sprach sich unter anderem der Whistleblower Edward Snowden dafür aus. Hier gehts zu Signal und hier zu Threema.
Digitale Trends und Tipps für den öffentlichen Dienst?
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Tool-Tipp 2
PDF-Dateien zusammenfügen
Manchmal muss es schnell gehen – aber ausgerechnet in solchen Situationen ist das passende Tool nicht zu finden. Dies gilt häufig beim Zusammenfügen von verschiedenen PDF-Dateien zu einer einzigen Datei. Die klassische Situation: Bis 0 Uhr müssen die Bewerbungsunterlagen auf dem Server des potenziellen neuen Arbeitgebers liegen, sonst wird es nichts mit dem neuen Job. Doch wie bekommt man Anschreiben, Lebenslauf und Motivationsschreiben in ein PDF-Dokument? Die Antwort: Mit der Software PDF24. Die Software ist kostenlos und bietet ein umfangreiches Einsetzspektrum: Man kann damit PDFs bearbeiten, verkleinern, zusammenfügen, trennen und vieles Mehr. Nicht nur für gestresste BewerberInnen ist die Software nützlich. Zudem werden keine Daten an fremde Dritte übertragen, da die Software auf dem eigenen PC installiert wird.
Tool Tipp 3
DeepL: Übersetzungsmaschine aus Deutschland
Mal eben eine polnische und koreanische Online-Zeitung auf Neuigkeiten checken? Oder kurz nachschauen, was die portugiesischen Kommunen bewegt? Ein Übersetzungstool im Netz macht es möglich. Seit August 2017 bietet DeepL aus Köln seine Übersetzungsdienste für Privatpersonen kostenlos an. Einfach den zu übersetzen Text in die linke Spalte einfügen, klicken und das Ergebnis in der rechten Spalte lesen. Bisher bietet das Tool insgesamt sieben Sprachen an, darunter Polnisch, Italienisch, Spanisch und Französisch. Die Ergebnisse sind in der deutschen Übersetzung sprachlich sehr präzise, auch wenn nicht jeder Satz grammatisch perfekt ist.
DeepL wird mit einer selbstlernenden Software betrieben. Achtung Datenschutz: DeepL setzt Cookies und wertet das Nutzerverhalten mit Hilfe der Analysesoftware Google Analytics (GA) aus. Wer dies unterbinden möchte, sollte in der Datenschutzerklärung GA deaktivieren. Zudem gilt: Auf keinen Fall sollten private oder dienstliche Texte wie E-Mails und Vertragsdaten per DeepL übersetzt werden.
https://www.deepl.com/translator
Tool-Tipp 4
Was ist Google Trends?
Eigentlich sollte diese Liste ohne die Produkte von US-Datenkonzernen auskommen – ganz geht es leider nicht. Immerhin: Um dieses Tool zu nutzen, benötigt man keinen Google-Account, denn Google Trends ist frei zugänglich.
Was ist Google Trends? Das Tool ist vor allem ein Seismograph für die aktuelle Lage. Das Tool zeigt, welche Themen die Menschen in den vergangenen Stunden, Tagen, Wochen, Monaten und Jahren gesucht haben. So kann recherchiert werden, wie Menschen sich über Jahre hinweg zu Suchbegriffen informiert haben. Google stellt Daten seit dem Jahr 2004 zur Verfügung. Eine erste Orientierung, was die Menschen momentan bewegt, gibt es unter „Aktuelle Trendthemen“: Skandale, Boulevardeskes und politische Topthemen listet Google nach Priorität auf. Es gibt die Möglichkeit, das Suchverhalten nach einzelnen oder mehreren Begriffen zu vergleichen. Der Google-Trends Klassiker im Jahresvergleich ist die Suchanfrage nach den Schlagworten Diät und Kartoffelsalat – testen Sie es aus.
Tool-Tipp 5
Video-Tutorial: Excel verstehen
Excel ist vermutlich das mächtigste Programm im Portfolio von Microsoft Office. Ein riesiger Funktionsumfang zeichnet das Kalkulationsprogramm aus. Ein Grund, warum viele Menschen gerne einen Bogen um Excel machen – zu Unrecht. Um Excel-AnfängerInnen ein wenig die Furcht zu nehmen, gibt Hilfe und zwar auf Youtube. Dort gibt es jede Menge ExpertInnen, die verständlich sehr komplexe Themenfelder darstellen und erläutern. Wir haben ein Video rausgesucht, das zeigt, wie Beschäftigte einen Stundenzettel – also eine Zeiterfassung für die Arbeit – selbst erstellen können.
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