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Stellenanzeige: Stiftung Preußischer Kulturbesitz sucht Assistent:in des Präsidenten und des Vizepräsidenten (m/w/d)

Land Berlin: Beamte, TV L
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Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz sucht eine/n Assistent:in des Präsidenten und des Vizepräsidenten (m/w/d).

Stellenausschreibung vom 15.06.2022

Bei der Stiftung Preußischer Kulturbesitz – Bundesbehörde – ist im Präsidialbereich zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle einer/eines Assistent:in des Präsidenten und des Vizepräsidenten (m/w/d) der Stiftung Preußischer Kulturbesitz, Entgeltgruppe 8 TVöD, zunächst befristet für zwei Jahre, mit der vollen tarifvertraglich geregelten Arbeitszeit, das sind zurzeit 39 Wochenstunden, zu besetzen. Es wird angestrebt, diese Stelle danach dauerhaft zu besetzen.

Der Präsidialbereich der Stiftung Preußischer Kulturbesitz verantwortet eine Vielzahl von Themen. Hier werden Leitlinien gelegt zu zahlreichen kulturpolitischen Themen wie Fragen nach der Rückgabe von Objekten in die Herkunftsländer u.a., aber auch zur Baupolitik der Stiftung. Grundsatzfragen zu wissenschaftlichen Themen beschäftigen die Mitarbeiter:innen hier ebenso wie die Kontakte zu anderen Kultur- und Wissenschaftseinrichtungen im In- und Ausland und die Öffentlichkeitsarbeit der gesamten Stiftung.

Für die Position suchen wir eine dynamische, selbständige und zuverlässige Persönlichkeit, die auch in hektischen Situationen einen kühlen Kopf bewahrt, und gerne mit Themen aus den unterschiedlichsten Bereichen in Berührung kommt.

Ihr Aufgabengebiet:

  • Sie erledigen Assistenz- und Sekretariatsarbeiten, insbesondere für den Präsidenten und den Vizepräsidenten der Stiftung Preußischer Kulturbesitz in Fällen der geplanten und ungeplanten Abwesenheiten der Assistenzen in den Vorzimmern
  • Sie übernehmen Sonderaufgaben in anderen Vorzimmern der Hauptverwaltung
  • Sie koordinieren Termine
  • Sie ordnen interne und externe Anfragen und leiten diese weiter
  • Sie planen und buchen Dienstreisen im In- und Ausland und bereiten diese vor
  • Sie erledigen selbstständig die Tageskorrespondenz sowie die Abschrift wissenschaftlicher und fremdsprachlicher, insbesondere englischsprachiger Texte nach Vorlage oder Diktat
  • Sie recherchieren Informationen für Vorträge, Besprechungen, Sitzungen und Projekte des Präsidenten und des Vizepräsidenten und stellen diese übersichtlich zusammen
  • Bei Bedarf führen Sie Sitzungsprotokolle
  • In der Abteilung „Medien und Kommunikation“ der Hauptverwaltung unterstützen Sie bei der Planung, Durchführung und Kommunikation von Veranstaltungen, beispielsweise bei der Eröffnung des Humboldt Forums oder bei Staatsbesuchen

Unsere Anforderungen:

  • Sie sind ausgebildete Fremdsprachenassistenten*in bzw. Fremdsprachensekretär*in oder können auf das Aufgabengebiet bezogene gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen vorweisen
  • Ihre Englischkenntnisse sind sehr gut in Wort und Schrift
  • Sie können sehr gute schreibtechnische Fertigkeiten nachweisen
  • Sie sind belastbar und zuverlässig; da Sie in Vollzeit geplante und ungeplante Vertretungen übernehmen, bringen Sie eine hohe Flexibilität hinsichtlich der Aufgabenwahrnehmung mit
  • Sie sind serviceorientiert und teamfähig und verfügen über ein hohes Maß an besonderer Vertrauenswürdigkeit sowie ausgeprägtes Organisationsvermögen
  • Höfliche und verbindliche Umgangsformen sowie gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeit zeichnen Sie aus
  • Sie verfügen über eine sehr gute Allgemeinbildung
  • Sie gehen versiert mit den gängigen Bürokommunikationsprogrammen wie Word, Outlook und Power Point um

Wir bieten Ihnen:

  • einen interessanten und abwechslungsreichen Arbeitsplatz in zentraler Lage Berlins mit kostenlosen Parkmöglichkeiten
  • eine sehr gute Arbeitsatmosphäre in einem kooperativen und aufgeschlossenen Team
  • familienfreundliche Arbeitsbedingungen, z. B. durch eine flexible Arbeitszeit zwischen 06.00 und 21.00 Uhr – (ohne Kernzeit) oder Angebote wie eine flexible Kindernotbetreuung
  • 30 Tage Erholungsurlaub
  • die Möglichkeit zum Erwerb eines vom Arbeitgeber mit monatlich 40 € bezuschussten Firmentickets für den ÖPNV
  • ein breites Spektrum an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • betriebliche Altersvorsorge über die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)

Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz begrüßt Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten. Als interdisziplinäre Kultur- und Forschungseinrichtung gewährleistet die SPK die Gleichstellung von Frauen und Männern nach dem Bundesgleichstellungsgesetz. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Eine Besetzung mit Teilzeitbeschäftigten ist grundsätzlich möglich.

Die Einstellung erfolgt nach § 14 Abs. 2 TzBfG. Die Ausschreibung richtet sich daher nur an Personen, die noch nicht in einem Arbeitsverhältnis zur Stiftung Preußischer Kulturbesitz gestanden haben.

Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte per E-Mail (möglichst in einem einzelnen PDF-Dokument bis zu 7 MB) unter Angabe der Kennziffer HV-102-2022 bis zum 6. Juli 2022 an:

Stiftung Preußischer Kulturbesitz, Personalabteilung, Sachgebiet I 2 a, Von-der-Heydt-Str. 16-18, 10785 Berlin – E-Mail: bewerbungsmanagement@hv.spk-berlin.de

Bei einer Bewerbung in Papierform fügen Sie bitte nur Kopien bei, da wir die Unterlagen nicht zurücksenden können, es sei denn, Sie fügen einen frankierten Rückumschlag bei.

Ihre Daten werden im Rahmen des Bewerbungsverfahrens gespeichert und verarbeitet. Genaue Informationen erhalten Sie hier: www.preussischer-kulturbesitz.de/karriere/datenschutz.html

Ansprechpartnerin für Fragen zum Aufgabengebiet: Frau Dr. Heizmann (Tel.: 030 – 266 41 1420)

Ansprechpartner für Fragen zum Bewerbungsverfahren: Herr Mittag (Tel.: 030 – 266 41 1710)

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