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Öffentlicher Dienst: Mit Datenanalyse, Recruiting und Onboarding neue Mitarbeiter finden und halten

Datenanalyse, Recruiting und Onboarding im öffentlichen Dienst: Kommunen, öffentliche Unternehmen, Behörden oder Ministerien brauchen dringend Personal. Höchste Zeit für öffentliche Arbeitgeber, sich mit neuen und digitalen Strategien zur Fachkräftesuche anzufreunden. Wir zeigen Lösungen, wie Datenanalyse und Co. genutzt werden können.

Der Wettbewerb um Fachkräfte ist hart. Wie in jedem Markt geht es auch bei der Personalgewinnung um Angebot und Nachfrage. Wer viel Gehalt, gute Aufstiegschancen und ein ordentliches Weiterbildungsangebot bietet, hat gute Chancen, leistungsstarke Mitarbeiter zu finden. Für den öffentlichen Dienst – also etwa Kommunen, Behörden, Ministerien und öffentliche Unternehmen – geht es im Wettstreit mit der Industrie, dem Handel oder privaten Dienstleistungen darum, neue MitarbeiterInnen für den Staatsdienst zu gewinnen. Doch in vielen Bereichen der öffentlichen Hand sind die finanziellen Ressourcen knapp. Das wird sich auch nach der Corona-Pandemie kaum ändern. Um trotzdem zu bestehen, müssen Kommunen, Behörden, Krankenhäuser und Co. neue, digitale Wege gehen.

Öffentlicher Dienst: Pensionswelle und Wettbewerb

Für die Personalabteilungen im öffentlichen Dienst gilt es, entscheidende Herausforderungen zu bewältigen:

  1. Der Abgang in Pension oder Rente wird in den nächsten Jahren ordentlich an Fahrt aufnehmen.
  2. ÖD muss im Wettbewerb um Fachkräfte etwa IT-Fachleute, Verwaltungsspezialisten, ÄrztInnen, JuristInnen und Co. mithalten
  3. Auf- und Ausbau der digitalen Infrastruktur im öffentlichen Dienst zur Personalgewinnung
  4. Einführung moderner Software in den Personalabteilungen
  5. Neue Prozess der Rekrutierung und des Onboardings nutzen
  6. Kooperationen mit externen Dienstleistern zur Personalgewinnung

Gute Aussichten: Angehende Fachkräfte schätzen Staatsdienst

Seit einigen Jahren scheint der öffentliche Dienst auf großes Interesse zu stoßen – sowohl bei Fachkräften als auch in der jungen Generation. Eine Studie von E&Y zeigt: Bei der Jobsuche gehen Studierende in Deutschland in der Corona-Krise auf Nummer sicher: Der öffentliche Dienst ist für 26 Prozent die attraktivste Branche für ihre persönlichen beruflichen Pläne. Erst mit Abstand folgen die IT- und Softwarebranche (20 Prozent), das Gesundheitswesen bzw. die Pharmabranche sowie die Wissenschaft (jeweils 18 Prozent).

Doch der Sicherheitsgedanke überwiegt offenbar bei den Studierenden: 67 Prozent sagen, dass ihnen die Jobsicherheit bei der Arbeitgeberwahl am wichtigsten ist. Das ist eine Zunahme um zehn Prozentpunkte im Vergleich zur Vorgängerbefragung 2018. Und damit ein klarer Vorteil für den öffentlichen Dienst. Auch wenn in einigen Bereichen weiterhin viele befristete Stellen ausgeschrieben werden (Wissenschaft und Hochschulen) bietet die Verwaltung vielerorts einen sicheren Arbeitsplatz. Durch die zwei großen Tarifverträge, den TVöD bei Bund und Kommunen, sowie den TV-L für die Bundesländer (außer Hessen) gibt es ein großes Maß an finanzieller Sicherheit und Planbarkeit.

Außerdem: Gerade die Corona-Pandemie zeigt, wie wichtig eine gut funktionierende öffentliche Verwaltung samt Gesundheitsämtern, Krankenhäusern, Ordnungsämtern usw ist. Ein Job im öffentlichen Dienst ist für viele sinnstiftend.

Mitarbeiter finden: Datenanalyse, Recruiting und Onboarding

Doch die öffentlichen Arbeitgeber müssen dafür neue Wege gehen. Auch vermeintliche kleine Arbeitgeber können durch eine professionelle, digitale Personalsuche neue MitarbeiterInnen finden. Natürlich ändern Anglizismen erstmal nicht die reale Situation. Nur weil neue Begriffe, wie Recruiting oder Onboarding bei Kommunen und Behörden ankommen, wird sich die Personalsituation nicht ad hoc ändern. Besonders bei der Suche nach Fachkräfte, wie IT-Spezialisten, Verwaltungsfachkräften und Co. ist Strategie und Ausdauer gefragt. Der gesamte Recruiting-Prozess muss neu gedacht werden. Generell sollte geklärt werden, welche Zielgruppe man ansprechen möchte: Wer soll geworben werden? Welche Berufsgruppe, welche Qualifikation, welche Altersgruppen wollen wir ansprechen? Daraus lassen sich bereits erste Rückschlüsse auf Interessen, Medien-Nutzungsverhalten usw ableiten. Folgende Schritte sollten berücksichtigt werden:

  1. Anforderungsprofil für Stelle definieren (Qualifikation, Erfahrungen, Eingruppierung TVöD/TV-L usw.)
  2. Zielgruppen für Suche definieren und festlegen
  3. Datenanalyse zum Verhalten der Zielgruppe aus internen und externen Quellen nutzen
  4. Medien und Kanäle zur Fachkräftesuche festlegen
  5. Externe Beratung zur digitalen Platzierung buchen
  6. Öffentliche und spezialisierte Stellenportale nutzen
  7. Social Media-Netzwerke nutzen (z.B. Xing, LinkedIn)
  8. Stellenanzeige bzw. eigenes Stellenportal aufbauen und suchmaschinenoptimieren (SEO) (bei Google nach vorne bringen)
  9. Digitales Bewerber-Management einführen
  10. Bewerbungen digital verwalten
  11. Einstellungsprozess (Onboarding) konzipieren
  12. Gezieltes Onboarding für neue Mitarbeiter einführen

Fachkräfte sichern: Einführung Datenanalyse

Vorab: Bei Datenanalyse denkt man an heutzutage vor allem an den missbräuchlichen Einsatz von Daten. Darum geht es hier definitiv nicht.

Vielmehr wollen wir zeigen, wie Personalverantwortliche im öffentlichen Dienst verstehen können, was und wie ihre künftigen MitarbeiterInnen im Internet etwa nach Jobs suchen. Verschiedene Datenquellen und Datentools sind hier behilflich. Ein simples Tool ist etwa Google Trends. Damit lässt sich unter anderem das Suchverhalten nach bestimmten Begriffen räumlich und zeitlich darstellen.

Gerne erstellen wir ein Profil zu bestimmten Berufsbildern im öffentlichen Dienst:

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Öffentlicher Dienst: E-Recruiting auf dem Vormarsch

Recruiting stammt aus dem Englischen und hat sich als Fachbegriff für die Personalbeschaffung in Unternehmen, Verwaltung und Co. etabliert. Zu Deutsch könnte man auch Rekrutierung sagen. Die grundsätzliche Aufgabe besteht darin, das Unternehmen oder eben den öffentliche Dienst bedarfsgerecht und kostengünstig mit potenziell qualitativen Arbeitskräften zu versorgen.

Mit zunehmender Verbreitung des Internets werden mehr und mehr Stellen auch online angezeigt. Die bezeichnet man auch als E-Recruiting. Der Vorteil von Online-Stellenanzeigen liegt darin, dass sich Bewerber wesentlich schneller und übersichtlicher über offene Stellen informieren und bewerben können. Für die öffentliche Hand wiederum besteht der Vorteil darin, dass Online-Stellenanzeigen günstiger sind, über einen längeren Zeitraum laufen und zielgerichtet ausgespielt werden können.

Nutzen Sie dazu unsere Stellenbörse. Wir bieten mit verschiedenen Tarifen eine gezielte Ausspielung ihrer Stellenanzeige. Als besonders zielführend ist etwa die Platzierung der Anzeige in unserem Newsletter mit aktuell 45.000 AbonnentInnen aus allen Bereichen des Öffentlichen Dienstes.

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Onboarding-Prozess etablieren – Fachkräfte halten

Wie seine Mitarbeiter langfristig halten möchte, muss sich heute ins Zeug legen. Gerade spezialisierte Fachkräfte haben die Qual der Wahl bei den Jobs. Mit einem dezidierten Onboarding-Prozess zeigen Arbeitgeber im öffentlichen Dienst, wie wichtig ihnen die Angestellten und Beamten sind.

Der Begriff Onboarding stammt aus dem Amerikanischen und meint wörtlich „das An-Bord-Nehmen“ – analog zum Einchecken vor einer Flugreise. Mit Blick auf die Arbeitswelt ist das Onboarding ein Begriff aus dem Personalmanagement. Er bezeichnet das Einstellen (oder die Personalbeschaffung) und die Aufnahme neuer Mitarbeiter durch ein Unternehmen und vor allem alle Maßnahmen, welche die Eingliederung oder Integration fördern. Hier gilt es für den öffentlichen Dienst professionell aufzutreten. Denn gerade IT-Fachkräfte sind aus der Start-up-Szene einen bestimmten Standard gewöhnt.

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