Ausbildung im öffentlichen Dienst: So gelingt die Bewerbung bei Behörden

Ob Bundespolizei, Zoll oder Verwaltung: Wer eine Ausbildung im öffentlichen Dienst machen möchte, muss oft mehrere Auswahlstufen meistern. Worauf achten Behörden bei der Bewerbung? Was erwartet Bewerberinnen und Bewerber im Einstellungstest und Vorstellungsgespräch? Öffentlicher Dienst News hat bei Behörden nachgefragt und Tipps für eine erfolgreiche Bewerbung gesammelt.

Von Mascha Dinter

Ob Bundespolizei, Zoll oder Verwaltung: Wer eine Ausbildung im öffentlichen Dienst machen möchte, muss oft mehrere Auswahlstufen meistern. Worauf achten Behörden bei der Bewerbung? Was erwartet Bewerberinnen und Bewerber im Einstellungstest und Vorstellungsgespräch?

Der öffentliche Dienst bietet zahlreiche Ausbildungsmöglichkeiten. Die Bandbreite reicht von klassischen Tätigkeitsfeldern wie Verwaltung, Polizei oder Zoll bis hin zu Handwerk und Forschung. Welche Voraussetzungen Bewerberinnen und Bewerber erfüllen müssen, hängt vom angestrebten Beruf und Arbeitgeber ab. Einen ersten Überblick bietet beispielsweise Berufenet, die Berufsdatenbank der Bundesagentur für Arbeit.

Hier finden sich Informationen zu Tätigkeiten, Ausbildungswegen und Zugangsvoraussetzungen einzelner Berufe. Sie beziehen sich jedoch nicht speziell auf den öffentlichen Dienst. Stattdessen sind die Angaben der jeweiligen Ausschreibung verbindlich. Grundsätzlich gilt: Wer eine Ausbildung oder ein duales Studium anstrebt, sollte früh mit der Suche beginnen. Bei vielen Behörden müssen sich Interessierte zwölf bis 18 Monate vor Ausbildungsbeginn bewerben. Einheitliche Fristen gibt es nicht, maßgeblich ist auch hier der Bewerbungsschluss der jeweiligen Behörde.

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Die schriftliche Bewerbung für eine Ausbildung im öffentlichen Dienst

Welche Unterlagen Bewerberinnen und Bewerber einreichen müssen, unterscheidet sich von Behörde zu Behörde. Das zeigt eine stichprobenartige Umfrage von Öffentlicher Dienst News. So betonen beispielsweise die Deutsche Rentenversicherung Bund und die Bundesbank, dass ein Anschreiben für sie optional ist. Beide erwarten aber einen übersichtlichen Lebenslauf und die letzten beiden Schulzeugnisse beziehungsweise das Abschlusszeugnis. Das Umweltbundesamt legt laut eigener Aussage Wert darauf, dass die Bewerbungsunterlagen einen Bezug zum Ausbildungsberuf und zur Behörde erkennen lassen. Dabei können etwa erste Erfahrungen aus Schul- oder Schnupperpraktika die Motivation der Bewerberinnen und Bewerber unterstreichen.

Auch ehrenamtliches Engagement, beispielsweise als Klassensprecherin oder Klassensprecher, im Sportverein oder bei der Organisation von Veranstaltungen aus dem Hobbybereich, ist gern gesehen. Zudem empfehlen die Behörden, den Lebenslauf transparent zu gestalten und eventuelle Unterbrechungen ehrlich zu benennen. Rechtschreibfehler, fehlende Unterlagen und Bewerbungen, die nicht zu den Anforderungen der Ausschreibung passen, sollten Bewerberinnen und Bewerber vermeiden.

Stellen im öffentlichen Dienst: Aktuelle Ausschreibungen von Bund, Ländern und Kommunen finden Sie in der Stellenbörse für den öffentlichen Dienst.

Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen empfiehlt ein individuelles Anschreiben.

Die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen empfiehlt ein individuelles Anschreiben. Austauschbare Bewerbungen, mangelnde Sorgfalt und eine Motivation, die sich ausschließlich auf die Vorteile des öffentlichen Dienstes stützt, überzeugen dort nicht. Bewerberinnen und Bewerber sollten sich stattdessen im Vorfeld mit den Aufgaben der Behörde befassen und somit erklären können, was sie an der Ausbildung interessiert. Auffällig ist laut dem Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf in Berlin, dass sich viele Bewerbungen über alle Berufsrichtungen hinweg sehr stark ähneln. Die Behörde führt das auf Musteraufgaben aus dem Internet oder den Einsatz Künstlicher Intelligenz zurück. Für Bewerberinnen und Bewerber sei es allerdings ratsam, darauf zu achten, dass ihre individuellen Erfahrungen und Beweggründe für die Bewerbung erkennbar sind.

Wichtig ist auch der richtige Übermittlungsweg: Bewerbungen beim Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf beispielsweise werden nicht per E-Mail, sondern über das Karriereportal des Landes Berlin eingereicht. Da Rückmeldungen der Behörden auch im Spam-Ordner landen oder Systemnachrichten im Bewerberportal übersehen werden können, wird dazu geraten, beides nach Absenden der Bewerbung regelmäßig zu überprüfen.

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Wie läuft das Auswahlverfahren ab?

Viele Behörden wählen ihre Auszubildenden in mehreren Schritten aus. Je nach Arbeitgeber gehören Online-Tests, Bewerbungsgespräche, weitere Auswahltests oder ein Assessment-Center dazu. Bei der Deutschen Rentenversicherung etwa umfasst das Verfahren einen Online-Test, ein Telefoninterview und ein Videointerview. Die Bundesbank kombiniert einen Online-Eignungs- und Englischtest mit einer schriftlichen Aufgabe und einem Assessment-Center. Dort stehen dann eine Gruppenaufgabe, eine Präsentation und ein Einzelinterview an.

Beim Zoll folgt auf einen schriftlichen Test ein mündliches Auswahlverfahren. Dazu können Rollenspiele und ein persönliches Gespräch gehören. Für Studiengänge des gehobenen Dienstes kommen Kurzvorträge und Präsentationen infrage. Bei der Finanzverwaltung NRW erwartet Bewerberinnen und Bewerber ein etwa einstündiges Vorstellungsgespräch, zu dem auch logische Denkaufgaben, eine Postkorbübung oder eine Gesetzesaufgabe gehören können. Bei einer Postkorbübung handelt es sich um einen klassischen Test im Assessment Center, bei dem Bewerberinnen und Bewerber Informationen und Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ordnen müssen.

Und dann gibt es noch Besonderheiten je nach Anforderungen des Berufsfelds: Bei der Bundespolizei beispielsweise müssen Bewerberinnen und Bewerber neben einem schriftlichen und einem mündlichen Test einen Sporttest und eine ärztliche Untersuchung absolvieren, um die körperliche und gesundheitliche Eignung für den Beruf festzustellen.

Öffentlicher Dienst: Was erwartet Bewerberinnen und Bewerber beim Einstellungstest?

Einstellungstests prüfen häufig Allgemeinwissen, Sprachverständnis, Mathematik und logisches Denken. Die Deutsche Rentenversicherung zum Beispiel testet nach eigenen Angaben Rechtschreibung, Grammatik, Prozentrechnung, Dreisatz und die Fähigkeit, sich unter Zeitdruck zu konzentrieren. Kenntnisse im Rentenrecht verlangt sie nicht. Je nach Ausbildungsberuf prüfen die Behörden Fremdsprachenkenntnisse oder IT-Grundwissen. Die Bundesbank etwa testet neben logischem und numerischem Denken auch die Englischkenntnisse. Für die Ausbildung zu Verwaltungsfachangestellten nennen Behörden wie das Umweltbundesamt auch gesellschaftspolitisches und grundlegendes Verwaltungswissen als Voraussetzung für einen erfolgreichen Einstellungstest.

Der Test umfasst außerdem mathematische und sprachliche Aufgaben sowie Allgemeinwissen auf dem Niveau der neunten Klasse. Beim Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf werden im Auswahlverfahren zudem Kommunikationsverhalten, sprachlicher Ausdruck und Kenntnisse über den gewünschten Beruf und die Aufgaben der Bezirksverwaltung berücksichtigt. Zu konkreten Testinhalten macht das Bezirksamt keine Angaben.

Generell gilt: Als Vorbereitung auf einen Online-Test sollten Bewerberinnen und Bewerber für eine ruhige Umgebung und eine stabile Internetverbindung sorgen. Die Hamburger Verwaltung empfiehlt außerdem, einen PC oder Laptop mit ausreichend großem Bildschirm und separater Maus statt eines Smartphones. Außerdem sollten Teilnehmende die Möglichkeit nutzen, die unbewerteten Übungsaufgaben vor den jeweiligen Testaufgaben so oft zu wiederholen, bis das Aufgabenprinzip klar ist.

Manche Aufgaben haben ein Zeitlimit

Manche Aufgabenblöcke haben ein Zeitlimit. Das heißt aber nicht zwangsläufig, dass alle Aufgaben in der vorgegebenen Zeit vollständig bearbeitet werden müssen. Die Deutsche Rentenversicherung gibt an, dass es durchaus üblich ist, dass Teilnehmende nicht alle Aufgaben schaffen. Sie sollten aber möglichst viele Aufgaben bearbeiten und nicht zu lange an schwierigen Fragen hängen bleiben. Ein typischer Fehler ist laut der Hamburger Verwaltung, den Test unvorbereitet oder „zwischen Tür und Angel“ zu absolvieren. Für ein erfolgreiches Abschneiden empfiehlt sie, Störfaktoren wie das Smartphone wegzulegen. Außerdem sollten Bewerberinnen und Bewerber möglichst ausgeschlafen und ausgeruht am Test teilnehmen, um ihre volle Konzentrationsfähigkeit abrufen zu können.

Musteraufgaben von Behörden geben Einblicke in Einstellungstest

Wer wissen will, was ihn im Einstellungstest erwartet, sollte einen Blick auf die Karriereseiten des jeweiligen Arbeitgebers werden. Hier informieren die Behörden nicht nur über Ablauf und Anforderungen, manche stellen dort auch Musteraufgaben bereit. Die Hamburger Verwaltung verweist beispielsweise auf eine offizielle Übungsumgebung mit repräsentativen Aufgaben. Die Bundespolizei bietet über ihre Karriere-App und ihre Internetseiten Testate, Tipps und Videos zu verschiedenen Testbestandteilen an. Die Deutsche Rentenversicherung stellt selbst keine eigenen Musteraufgaben oder Beispieltests bereit, sondern verweist stattdessen auf frei zugängliche Online-Übungstests externer Anbieter.

Zoll zeigt Aufgaben im Mathematikteil

Die folgenden Rechenaufgaben wurden von der Generaldirektion Zoll zur Veröffentlichung freigegeben und zeigen beispielhaft, welche Aufgaben im Mathematikteil des Einstellungstests vorkommen können. Die Auswahl bildet keinen vollständigen Einstellungstest ab.

Dreisatzaufgabe:

Aus einem Kilogramm Zitronen kann man 400 Milliliter Saft pressen. Wie viele Zitronen in Kilogramm benötigt man, um einen Liter Zitronensaft zu pressen?

Aufgabe für Ausbildungsinteressierte (mittlerer Dienst):

514 + 6 × (144 – 82) : 12 = ?

Aufgaben für Studieninteressierte (gehobener Dienst):

8 × (3 – 2x) + 5 × (3x + 1) = 8 × (1 – x); x = ?

Bundespolizei stellt Originalthemen für gehobenen Dienst zur Verfügung

Die Bundespolizei hat Originalthemen aus früheren Auswahlverfahren für den Kurzaufsatz im gehobenen Dienst zur Veröffentlichung bereitgestellt. Die Themen stammen aus Auswahlverfahren nach § 7 der Bundespolizei-Laufbahnverordnung (BPolLV). Musterlösungen hierfür gibt es nicht, die Aufsätze werden von Deutschlehrerinnen und Deutschlehrer bewertet.

Kontaktformular ausfüllen, Unterlagen anfragen

Wie punktet man im öffentlichen Dienst im Bewerbungsgespräch?

„Warum haben Sie sich ausgerechnet für diesen Beruf und diese Behörde entschieden?“ Auf diese Frage sollten Ausbildungsinteressierte im Bewerbungsgespräch vorbereitet sein. So rät beispielsweise die Finanzverwaltung NRW, dabei nicht nur Vorteile des öffentlichen Dienstes wie Sicherheit oder gute Arbeitsbedingungen anzuführen, sondern auch Interesse an den fachlichen Aufgaben zu zeigen. Wer die Behörde, ihre Aufgaben und mögliche Laufbahnen kennt, kann seine Motivation besser erklären. Auch die Deutsche Rentenversicherung empfiehlt, zur Vorbereitung die eigene Motivation zu reflektieren. Dazu gehört auch eine Auseinandersetzung mit Fragen, die sich speziell auf die Arbeit im öffentlichen Dienst beziehen: Passt es zu mir, in einem Umfeld zu arbeiten, in dem Gesetze und Regeln den Rahmen setzen? Schätze ich einen verlässlichen Arbeitgeber mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten? Fühle ich mich in klaren Strukturen wohl? Wer diese Fragen bejahen kann, bringt laut der Deutschen Rentenversicherung eine realistische Grundmotivation für die Ausbildung mit.

Eigene Erfahrungen sollte man belegen können

Hilfreich ist es auch, eigene Erfahrungen mit konkreten Beispielen aus Schule, Praktika oder Nebenjobs belegen können. Das Umweltbundesamt betont, dass sich selbst aus Gruppenarbeiten in der Schule Beispiele für Teamfähigkeit ableiten lassen. Hilfreiche Fragen sind zum Beispiel: Wie hat das Team zusammengearbeitet? Wie haben die Beteiligten Aufgaben organisiert oder Probleme gelöst? Solche Situationen machen Stärken greifbar und helfen, Fragen zu Teamfähigkeit, Engagement oder Verantwortungsbewusstsein zu beantworten.

Die Selbstvorstellung kann im Vorfeld mit Freundinnen oder Freunden geübt werden, bei der Frage nach den eigenen Stärken mit Bezug zum gewählten Berufsbild kann man zum Beispiel Eltern oder Lehrkräfte um eine Einschätzung bitten.  Das Umweltbundesamt nutzt das Vorstellungsgespräch mitunter auch für Rollenspiele, um zu prüfen, ob die Bewerberinnen und Bewerber in der Lage sind, einen einfachen Sachverhalt verständlich zu erklären. Die Bundespolizei empfiehlt außerdem, sich vor dem Gespräch nicht nur mit dem Aufbau der Behörde und ihren Aufgaben, sondern auch mit dem aktuellen Weltgeschehen zu beschäftigen.

Fragen stellen signalisiert Interesse an der Ausbildung

Wer im Vorstellungsgespräch selbst Fragen stellt, signalisiert nicht nur ein ernsthaftes Interesse an der Ausbildung, sondern kann auch herausfinden, ob der Arbeitgeber zu einem passt. Die Finanzverwaltung NRW betont, dass ein Vorstellungsgespräch keine Einbahnstraße ist: Es bietet die Gelegenheit, die Verwaltungskultur kennenzulernen und anschließend zu entscheiden, ob man sich in diesem Arbeitsumfeld wohlfühlt. Aktiv zuhören und auf die konkreten Fragen eingehen, statt studierte Antworten abrufen – damit können Ausbildungsplatzinteressierte im Gespräch laut der Finanzverwaltung NRW punkten. Eine kurze Denkpause ist dabei kein Problem.

Wird das Vorstellungsgespräch per Videocall durchgeführt, sollten Ausbildungsinteressierte die zugesandten Hinweise sorgfältig lesen und insbesondere die Angaben zur Videosoftware beachten. Außerdem kann es hilfreich sein, die Software vor dem Gespräch zu testen. Und nicht zuletzt empfehlen die befragten Behörden, sich nicht zu verstellen, sondern authentisch zu bleiben.

Quellen und weiterführende Links:

Ausbildung und Karriere bei einzelnen, ausgewählten Behörden

• Deutsche Bundesbank: Einstiegsmöglichkeiten
• Deutsche Rentenversicherung Bund: Karriere und Ausbildung
• Generalzolldirektion: Karriere beim Zoll
• Umweltbundesamt: Ausbildung im UBA
• Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen: Karriereinformationen
• Bewerbungsportal der Finanzverwaltungen: Ausbildung im Finanzamt
• Bundespolizei: Dein Einstieg
• Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf: Karriere und Nachwuchskräfte
• Freie und Hansestadt Hamburg: Ausbildung im Zentrum für Aus- und Fortbildung

Bewerbungsverfahren und Eignungstest

• Stadt Hamburg: Bewerbungsverfahren und Eignungstest
• Aon: Vorbereitung auf Online-Eignungstests

Weitere Ausbildungsplätze finden

• Karriereportal des Bundes: Ausbildung, duales Studium und Praktika bei Bundesbehörden
• Interamt: Stellenbörse für den öffentlichen Dienst