„Mit freundlichen Grüßen“: Die richtige Grußformel für Brief und E-Mail

Ein Ratgeber für die richtige Grußformel: Im Geschäftsbrief, einem Bewerbungsschreiben oder einer E-Mail: „Mit freundlichen Grüßen“ ist die Standard-Grußformel am Ende. Definiert wird dies in einer DIN-Norm. Doch es gibt Alternativen.

Seit mehreren Jahrzehnten ist sie am Ende nahezu aller geschäftlicher Schreiben – egal ob Brief oder E-Mail – anzutreffen: Die Standard-Schlussformel „Mit freundlichen Grüßen“ wirkt neutral, sachlich und höflich zugleich, dabei weder übertrieben noch zu distanziert und wird aus diesem Grund bei geschäftlichen Briefen und E-Mails von den meisten Menschen als angemessen erachtet. Neben den „freundlichen Grüßen“ erfreut sich aber auch die Variante „Mit freundlichem Gruß“ einer großen Beliebtheit. Beide Formulierungen finden dort Anwendung, wo eine förmliche und neutrale Verabschiedung ausdrücklich erwartet wird, beispielsweise am Ende von Schreiben öffentlicher Institutionen oder Behörden.

„Mit freundlichen Grüßen“: Die richtige Grußformel für Brief und E-Mail

Jedoch wird „Mit freundlichen Grüßen“ bzw. „Mit freundlichem Gruß“ – besonders seit Verbreitung des E-Mail-Verkehrs – oft als unpersönlich und floskelhaft empfunden. Kein Wunder also, dass mittlerweile vermehrt nach abwechslungsreicheren Alternativen gesucht wird. Und in der Tat bieten auch geschäftliche Schreiben einen gewissen Spielraum hinsichtlich einer individuell gestalteten Verabschiedung. Dabei ist die Wahl der richtigen Schlussformel in der Regel davon abhängig, in welchem Verhältnis der Schreibende zur betreffenden Person steht. Sollte die Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“ also als zu langweilig oder unangemessen angesehen werden, können auch formelle Schreiben mit einem etwas persönlicher wirkenden Akzent beendet werden.
Doch welche Formulierungen bieten sich für einen geschäftlichen Brief bzw. eine geschäftliche E-Mail an, welche Schlussformeln sollten lieber nicht genutzt werden und welche Fehler sollten dabei unbedingt vermieden werden? All diesen Fragen gehen wir nun im Folgenden auf den Grund.

Die Wahl der richtigen Grußformel: „Mit freundlichen Grüßen“ und Co.

Eine Grußformel dient in einer formellen E-Mail bzw. in einem Geschäftsbrief nicht nur als Abrundung des eigentlichen Inhalts, sondern kann beim Empfänger den – unter Umständen entscheidenden – letzten Eindruck prägen. So kann mithilfe einer passenden Verabschiedung die Wirkung eines Schreibens noch einmal verstärkt werden, wohingegen eine unangebrachte Formulierung das Potenzial besitzt, den vorangegangenen Inhalt ungewollt zu ruinieren.
Aus diesem Grund spielt das Verhältnis zwischen dem Schreibenden und dem Empfänger ebenso wie der jeweilige Anlass eine wichtige Rolle bei der Wahl einer passenden Verabschiedung. Grundsätzlich gilt: Je vertrauter der Schreibende mit dem Empfänger ist, desto persönlicher und informeller darf die Formulierung ausfallen. Dabei sollte jedoch auch auf das Verhältnis zwischen Anrede und Grußformel geachtet werden. Bei einer förmlichen Anrede sollte also auch eine entsprechende Grußformel gewählt werden, sodass das gesamte Schreiben ein stilistisch stimmiges Gesamtbild ergibt.

Auf die richtige Position kommt es bei einer Grußformel an

Bei anhaltendem Schriftverkehr empfiehlt sich die Variation unterschiedlicher Formulierungen, um diesen einen individuelleren, persönlicheren und damit weniger floskelhaften Anstrich zu verleihen. Ein weit verbreiteter Fehler ist dabei die Verwendung eines Kommas nach der Grußformel. Während in englischsprachigen Geschäftsbriefen das Setzen eines Kommas nach Grußformeln der Norm entspricht, stehen diese im Deutschen laut Duden immer „ohne Punkt, Komma oder Ausrufezeichen“. Gerade bei Bewerbungsschreiben kann ein an dieser Stelle falsch gesetztes Komma bereits negative Auswirkungen hinsichtlich der Jobchancen haben.
Um eine korrekte Formatierung sicherzustellen, sollte zudem stets auf das Einfügen eines Absatzes zwischen der Grußformel und der Unterschrift geachtet werden. Absolutes No-Go ist hingegen das komplette Weglassen: Während kurze Mails unter Freunden oder Kollegen auch ohne Verabschiedung auskommen können, sollte bei geschäftlichen Korrespondenzen niemals auf eine Grußformel verzichtet werden, da dies in der Regel als unhöflich bzw. als unseriös erachtet wird.

DIN Norm 5008: Regeln für eine korrekte Grußformel

Beachtlich ist, dass es seit den 1920er Jahren eine Regelung für geschäftliche Korrespondenz gibt. Darin wird unter anderem auch die Verwendung der Grußformeln beschrieben. Konkret geht es um die Normen DIN 5008 und DIN 676, die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung definiert. Diese gehören zu den grundlegenden Normen für Arbeiten im Büro- und Verwaltungsbereich.

Für die Grußformel insbesondere für geschäftliche Korrespondenz können die Vorgaben von DIN 5008 und DIN 676 verwendet werden, da diese die Grußformel formal beschreiben. Es gilt:
• Die Grußformel ist mit einer Leerzeile vom Text des Briefes abzusetzen und endet ohne Punkt.
• Die darunter gesetzte Unterschrift wiederum erfordert drei weitere Leerzeilen, falls Postskriptum und/oder Anlagenvermerk folgen.
• Eine maschinengeschriebene Wiederholung des Namens des Unterzeichners gilt als höflich – sofern der Name nicht bereits aus einem persönlichen Briefkopf deutlich hervorgeht.

Was die Wahl der Grußformel über den Absender verrät

Die Wahl der richtigen Grußformel kann einiges über den Schreibenden bzw. dessen Verhältnis zum Empfänger verraten. Gerade in E-Mails wird gemeinhin zu einem eher informellen Ton geneigt. Bei manchen Unternehmen ist es gar Teil der Philosophie, mit Kunden auf emotionaler und persönlicher Ebene zu kommunizieren. So kann die Nutzung einer informellen Grußformel wie „Liebe Grüße“ durchaus als Aspekt des Imagebuildings angesehen werden. Grundsätzlich sollte gegenüber Kunden und Geschäftspartnern jedoch eine gewisse Distanz gewahrt werden, da dies – je nach Empfänger – als respektlos bzw. übergriffig verstanden werden kann. Sollte allerdings bereits eine gewisse Bekanntschaft bestehen, kann die Formulierung „Liebe Grüße“ das Verhältnis durchaus weiter stärken.

Welche alternativen Grußformeln gibt es?

Um nicht auf die eingangs erwähnten Klassiker „Mit freundlichen Grüßen“ und „Mit freundlichem Gruß“ zurückgreifen zu müssen, geben wir Ihnen im Folgenden nun einige Beispiele, wie Sie Geschäftsschreiben ohne floskelhafte Formulierungen individuell und persönlich abrunden können.
Grüße können durchaus unterschiedlich sein – zumindest, wenn man den gängigsten Schlussformulierungen Glauben schenken mag. So sind diese zuweilen nicht nur freundlich, herzlich oder sonnig, sondern können diese zudem mit den Adjektiven „liebe“, „beste“ oder „schöne“ genauer umschrieben werden (der Frage, ob Grüße nicht normalerweise immer lieb, gut und schön sein sollten und daher dieser Kategorisierung eigentlich nicht bedürfen, wollen wir an dieser Stelle jedoch nicht nachgehen).

Wem das Versenden von Grüßen nicht mehr zeitgemäß genug ist, kann stattdessen einfach Wünsche verschicken. Formulierungen dieser Art verleihen einer Korrespondenz nicht nur eine persönliche Note, sondern zeugen zudem von Empathie. Beispiel hierfür sind zum Beispiel die Schlussformeln „Einen schönen Tag wünscht …“ bzw. „Ein schönes Wochenende wünscht …“.
Bei Korrespondenzen mit Hinblick auf ein baldiges persönliches Gespräch bieten sich die Formulierungen „Mit Vorfreude auf unser Treffen“ bzw. „Mit Freude auf unser Wiedersehen“ an. Grußformeln wie diese können sowohl bei Schreiben an Geschäftspartner als auch an Freunde verwendet werden, zeugen von Individualität und besitzen gleichzeitig einen persönlichen Bezug.
Andere Schlussformeln sind beispielsweise:
• „Viele Grüße“
• „Beste Grüße“
• „Freundliche Grüße“
• „Alles Gute wünscht …“
• „Weiterhin alles Gute!“
• „Eine schöne Woche!“
• „Genieße den Tag!“
• „Mit guter Laune“
• „Stellvertretend für das gesamte Team grüßt Sie …“
• „Mit erwartungsvollen Grüßen“
• „Mit dankenden Grüßen“
• „Mit einem großen Dankeschön“

„Mit freundlichen Grüßen“ auf Englisch

Und auch das gehört zu unserer globalisierten Welt: Briefe und Mails, die man auf Englisch schreibt. Doch was bedeutet „Mit freundlichen Grüßen“ auf Englisch? Und wie sehen Alternativen aus, die ebenfalls für eine berufliche Korrespondenz passen? Am ehesten trifft das englische „Yours faithfully“ das deutsche „Mit freundlichen Grüßen“. Es kann auch mit dem etwas förmlicheren „Hochachtungsvoll“ gleichgesetzt werden.
„Yours sincerely“ heißt ebenfalls „Mit freundlichen Grüßen“ und eine in der Geschäftswelt übliche Grußformel. Alternativ für einen weniger formalen Gruß gelten:
• „Best regards“ (Beste Grüße),
• „Kind regards“ (viele Grüße),
• „Best wishes“ (Herzliche/Liebe Grüße),
• „Yours“ (Ihr/Ihre“),
• „All the best“ (Alles Gute)
• oder einfach nur „Thanks“ (Danke)

„Glück auf““ als Berufsgruß

Im Bereich des Bergbaus oder der Gewerkschaften schließt man auch mit den Worten „Glück auf“. Diese Grußformel hat ihren Ursprung im Bergbau. Er beschreibt die Hoffnung der Bergleute, „es mögen sich Erzgänge auftun“. Beim Abbau von Erzen ließ sich kaum vorhersagen, ob die tägliche Arbeit der Bergleute überhaupt zu einem Lohn führen würde.
Weiterhin wird mit diesem Gruß der Wunsch für ein gesundes Ausfahren aus dem Bergwerk nach der Schicht verbunden. Da der Bergbau keine so große Rolle mehr im Wirtschaftsleben mehr spielt, wird der Gruß vor allem von Gewerkschaften aus dieser Branche verwendet. Bekannt ist unter anderem das Lied „Glück auf – der Steiger kommt“, dass unter anderem vor Fussballspielen des Vereins Schalke 04 gespielt wird.

„Liebe Grüße“ in beruflichen Mails und Briefen

Im privaten Bereich ist die Grußformel „Liebe Grüße“ weit verbreitet. Auf Whatsapp, der SMS oder auch E-Mails. Was im Familien- und Freundeskreis passend ist, muss im Berufskontext noch lange nicht richtig sein. „Liebe Grüße“ ist für berufliche Kommunikation eine Spur zu freundschaftlich und sollte zumindest mit Geschäftspartnern, Kunden, Patienten oder Bürgern vermieden werden.

Welche Grußformeln sind absolute No-Gos?

Zwar haben sich seit Erfindung der SMS Kurzformen wie MFG für „Mit freundlichen Grüßen“, LG für „Liebe Grüße“ oder BG für „Beste Grüße“ weit verbreitet, doch wirken diese in geschäftlichen Korrespondenzen als unpassend. Abkürzungen dieser Art können dagegen bei Mitteilungen unter Freunden, Bekannten oder Kollegen verwendet werden, da hier die Information an erster Stelle steht. Jedoch sollten gegenüber Fremden, Kunden oder Geschäftspartnern Grußformeln in Kurzform unbedingt vermieden werden.
Auch sollte darauf geachtet werden, nicht zu dick aufzutragen, da dies schnell ironisch bzw. unfreiwillig komisch wirken kann. Formulierungen wie „Hochachtungsvoll“, „Herzlichst“ oder „Von ganzem Herzen alles Gute“ können übertrieben wirken. Sie sind für einen Geschäftsbrief eher unpassend.