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Sachbearbeiter im öffentlichen Dienst: Gehalt, Anforderung, Chancen, Stellenangebote

Karriere im öffentlichen Dienst

Sachbearbeiter braucht der öffentliche Dienst. Dabei geht es um verschiedenste Tätigkeiten, in Bundesbehörden, in Theatern und Museen und in der kommunalen Verwaltung. Fakten über Gehalt, Anforderungen und Karrierechancen.

Verwaltung, Beschaffung, Produktion, elektronische Datenverarbeitung, Informationstechnik, Vertrieb, Kundenbetreuung, Finanzierung, Personalwesen, Information, Forschung und Entwicklung, Logistik: All diese Sparten brauchen Sachbearbeiter. Geregelte Arbeitszeiten, Jobsicherheit, gute Sozialleistungen, Karrierechancen und womöglich sogar Verbeamtung locken an den Schreibtisch im öffentlichen Dienst. Dabei ist die Position heute kein klassischer Nine-to-five-Job mehr, sondern bietet immer öfter große Flexibilität.

Das machen Sachbearbeiter im öffentlichen Dienst

Sachbearbeiter ist nicht wirklich eine Berufsbezeichnung, sondern vielmehr eine Funktionsbezeichnung. Unter diesen Schirmbegriff fallen zahlreiche Aufgaben in vielen unterschiedlichen Bereichen. Sachbearbeitende im öffentlichen Dienst können als Kauffrau für Büromanagement ebenso tätig sein, wie am Schalter des Meldeamtes, als Bilanzbuchhalterin, Industriekaufmann oder Verwaltungsfachangestellte. Es handelt sich um weisungsgebundene Aufgaben, die sich oft wiederholen oder zumindest immer wieder ähnlich sind. Dabei schließt die Bezeichnung „Sachbearbeiter“ aber keineswegs eine Leitungsfunktion aus. Im Gegenteil – gerade im öffentlichen Dienst sind Sachbearbeitende im mittleren und oberen Dienst tätig und sind nicht selten Führungskräfte.

Sachbearbeiter, auch Referenten genannt, sind in der Regel administrativ und organisatorisch tätig, sie können aber auch im täglichen Kontakt mit Kunden oder Bürgern stehen und damit dienstleistende Aufgaben innehaben. Der Arbeitsalltag kann von einem Sachbearbeitenden zum anderen sehr unterschiedlich aussehen und ist vom Aufgabengebiet abhängig.

Ein fester Arbeitsplatz mit PC und Telefon in einem eigenen Büro, im Gemeinschaftsbüro, im Homeoffice oder an einem Schalter ist in der Regel im Beruf als Sachbearbeiter gegeben. Vollzeit, Gleitzeit, Teilzeit und verschiedene flexible Arten der Arbeitseinteilung sind immer öfter möglich. Sachbearbeitung ist ein sicherer Job und ideal für Menschen, die sich eine geregelte Büroarbeit im Dienste der Allgemeinheit wünschen und einen fairen Arbeitgeber möchten. Zu den typischen Aufgaben zählen:

  • Koordination von Terminen
  • Bearbeitung und Prüfung von Akten
  • Anlegen und Führen von Statistiken, Karteien und Dateien
  • Betreuung von Kunden
  • Durchführung von Korrespondenz

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Diese Qualitäten brauchen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter

Außer der entsprechenden Ausbildung ist es wichtig, passende Grundvoraussetzungen für den Job mitzubringen. Nicht jeder kann alles – das gilt auch für die Arbeit in der Sachbearbeitung.

  • Kommunikationsfähigkeit

Der Umgang mit anderen Menschen gehört zum Alltag von Sachbearbeitenden. Dabei sind oft Telefonate ein wichtiger Teil des Aufgabenbereichs oder die Tätigkeit kann direkten Kontakt mit dem Publikum vorsehen. Kommunikationstalent ist deshalb eine wichtige Eigenschaft für den Beruf.

  • Geduld und Gewissenhaftigkeit

Der Aufgabenbereich sieht nicht selten sich oft wiederholende Tätigkeiten vor. Das heißt, dass Abläufe stets die gleichen sind oder dass ein Sachbearbeitender immer wieder für sie oder ihn selbstverständliche Konzepte erklären und freundlich vermitteln muss. Dazu gehören viel Geduld und ein gewissenhaftes Ausführen der Tätigkeiten, auch wenn diese gerade keinen großen Spaß machen oder sogar langweilig erscheinen.

  • Verantwortungsbewusstsein

Das Übernehmen von Verantwortung und das entsprechende selbstständige und eigenverantwortliche Ausführen der Tätigkeiten nach bestem Wissen und Gewissen ist an der Basis für eine erfolgreiche Arbeit.

  • Computeraffinität

Heute geht nichts mehr ohne digitale Unterstützung. Ein guter Draht zu Computer, Drucker und Co. ist also unbedingt notwendig, um die Arbeit als Sachbearbeiterin oder als Sachbearbeiter zu meistern.

  • Kontaktfreude, Kundenorientierung und Hilfsbereitschaft

Freude am Umgang mit Menschen ist gerade im öffentlichen Dienst sehr wichtig. Da es eben um den Dienst am Gemeinwohl geht, ist eine positive Einstellung den Mitmenschen gegenüber besonders wichtig.

  • Perfekte Umgangsformen

Eine angemessen Sprache und ein höflicher Umgang, sowohl mit Kollegenschaft als auch mit Kundschaft und externer Mitarbeiterschaft, ist Grundvoraussetzung. Auch ein gepflegtes Äußeres und ein allgemein seriöses Auftreten sind wichtig.

  • Diskretion

In der Sachbearbeitung wird mit wichtigen Daten umgegangen und es werden persönliche Akten betreut. Diese Informationen müssen stets streng vertraulich behandelt werden.

  • Organisationstalent

Eine der wahrscheinlich wichtigsten Qualitäten für Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter ist das Organisationstalent. Das Einhalten von Fristen und das pünktliche und verlässliche Ausführen der Aufgaben ist im öffentlichen Dienst an der Basis für einen erfolgreichen Arbeitsalltag.

  • Teamfähigkeit

Sachbearbeiter sind keine einsamen Wölfe. Sie müssen sich in gegebene Strukturen einfügen und mit den Menschen in ihrem Umfeld konstruktiv zusammenarbeiten.

  • Prinzipien

Es ist wichtig, dass die zuständigen Sachbearbeiter die Prinzipien ihrer jeweiligen Arbeitsstelle teilen, um ihre Aufgaben bestmöglich ausführen zu können.

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Ratgeber und Nachrichten

Beispiele für Stellen als Sachbearbeiter

Sachbearbeiter ist nicht gleich Sachbearbeiter. Buchhaltung, Rechnungswesen, Verwaltung, Personalabteilung, Einkauf und Materialwirtschaft brauchen Sachbearbeitende. Das Angebot ist breit gefächert, die Vielfalt groß. Hier einige Beispiele zum besseren Verständnis über die verschiedenen Tätigkeiten.

Allgemeine und innere Verwaltung

In den Verwaltungsbehörden der Kommunen, der Länder und des Bundes finden Sachbearbeiter in verschiedenen Positionen ihren Einsatz. Die Unterstützung von Verwaltungstätigkeiten, das Pflegen und Aufbereiten von Akten, Erstellen von Listen und Ausfüllen von Formularen gehören zum Alltag in diesem Beruf. Der Einstieg ist nicht schwer: Eine abgeschlossene Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare Qualifikation im Bereich Bürokommunikation oder auch eine andere passende Ausbildung und Berufserfahrung machen auch den Quereinstieg möglich.

Kunst und Kultur

Für Künstlerinnen und Kulturschaffende ist der Broterwerb manchmal eine unsichere Angelegenheit. Als meist Selbständige können sie nicht auf ein festes Gehalt zählen. Anders ist das bei der Arbeit im öffentlichen Dienst: Sie garantiert ein fixes Einkommen. Als Sachbearbeiter in einem Kulturamt/Kulturreferat finden Künstlerinnen und Künstler einen sicheren Job.

Sozialverwaltung

Die Sozialverwaltung hat wichtige Aufgaben inne. Für Akademiker eröffnet sich hier die Möglichkeit, das Allgemeinwohl konkret zu unterstützen und dabei die Sicherheit einer Anstellung im öffentlichen Dienst zu genießen. Informatiker, Steuerfachangestellte, Rechtspfleger, Betriebswirtschaftler und Verwaltungswirte finden bei den Behörden, Sozialversicherungen, den Versorgungsämtern und auch bei Arbeits- und Sozialgerichten gute Jobs mit Mehrwert. Sachbearbeiter für Unterhaltsvorschussangelegenheiten und Amtsvormundschaften, sowie Unfallsachbearbeiter werden hier gesucht.

Sachbearbeiter bei der Gemeinde

Im nahen täglichen Kontakt mit den Mitbürgern stehen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter bei der Gemeinde. Sie regeln bürokratische Abläufe für die Bürger, stellen Dokumente und Zertifikate aus und kümmern sich um Abläufe rund um An- und Abmeldung. Sie sind der Kontaktpunkt zwischen Bürgern und Gemeinde.

So wird man Sachbearbeiter im öffentlichen Dienst

Der öffentliche Dienst ist der größte Arbeitgeber Deutschlands. 2021 arbeiteten gut 5 Millionen Menschen bei Bund, Ländern, Gemeinden, Gemeindeverbänden und Zweckverbänden.

Qualifiziertes Personal ist also immer gefragt. Aus diesem Grund bildet der öffentliche Dienst auch direkt aus, Sachbearbeiter ist in den meisten Fällen ein Ausbildungsberuf. 2021 waren 272.000 Auszubildende im öffentlichen Dienst bei Bund, Ländern und Gemeinden beschäftigt. Fast die Hälfte der Auszubildenden wurden im Bereich der Länder im Beamtenverhältnis ausgebildet. Sachbearbeiter, die der Beamtenlaufbahn folgen, fallen in der Regel nach abgeschlossener Ausbildung in die Besoldungsgruppen A 9 bis A 13.

Trotzdem sind die meisten Arbeitnehmer – rund 64 Prozent – am Ende nur angestellt. Nicht in allen Positionen ist eine Verbeamtung vorgesehen. Ist diese möglich, können aber auch Angestellte zu Beamten werden, wenn sie dem Anforderungsprofil entsprechen.

Der Quereinstieg als Sachbearbeiter im öffentlichen Dienst ist mit kaufmännischer Ausbildung oder ähnlichen Voraussetzungen nicht schwer. Auch passende Berufserfahrung wird angerechnet. Akademiker sind ebenfalls sehr gefragt und finden gute Positionen in den Bereichen Recht, Informatik und Wirtschaft.

In eigenen Schulungen bieten qualifizierte Bildungstrainer die Weiterbildung zum Sachbearbeiter. Ein Lehrgang, der auch eventuelle Förderungen von der Bundesagentur für Arbeit erhalten kann.

Gehalt als Sachbearbeiter im öffentlichen Dienst

Das Gehalt ist im öffentlichen Dienst durch die Tarifverträge geregelt. Je nach Ausbildung, Erfahrung und Qualifikation ist genau festgelegt, wer wie viel Geld bekommt. Dieses System garantiert auch eine gleichberechtigte Bezahlung und beugt Diskriminierungen vor.

Im Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) sind die Gehälter genau aufgelistet und für Angestellte nach Entgeltgruppen eingeteilt. Da die Tätigkeit als Sachbearbeiter sowohl ein Lehrberuf sein kann, als auch ein Hochschulstudium erfordern kann, ist die mögliche Bezahlung dementsprechend unterschiedlich.

E 1 bis E 4 An- und Ungelernte
E 5 bis E 8 mindestens 3-jährige Ausbildung
E 9 bis E 12 Fachhochschulstudium oder Bachelor
E 13 bis E 15 wissenschaftliches Hochschulstudium oder Master

Alle Angaben ohne Gewähr

Beamte orientieren sich an den Besoldungsgruppen – für Sachbearbeiter in der Regel zwischen A 9 und A 13. Damit bekommt ein neu eingestellter Beamter in Besoldungsgruppe A 9 knapp 3.000 Euro im Monat brutto.

Sachbearbeiter Aufstiegs- und Karrierechancen

Die Bezahlung im öffentlichen Dienst erfolgt nach Entgeltgruppen des TVöD, für Beamte nach Besoldungsgruppen. Das macht die regelmäßigen Gehaltserhöhungen sicher und planbar. Ab dem 40. Lebensjahr und nach 15 Jahren im öffentlichen Dienst gibt es einen besonderen Kündigungsschutz. Die Karriereleiter erklettern die Sachbearbeiter im öffentlichen Dienst automatisch und steigen mit den Jahren in höhere Entgelt- oder Besoldungsstufen auf.