Moderne Arbeitsmethoden: Agiles Arbeiten im öffentlichen Dienst

Agile Arbeit hat ihren Weg aus der Branche der Softwareentwicklung gefunden. Auch im öffentlichen Dienst besteht große Nachfrage nach neuen, modernen Arbeitsmethoden. Wir stellen sie vor.

Ein neues Zeitalter ist angebrochen! Agile Arbeit hat ihren Weg aus der Branche der Softwareentwicklung gefunden und wird jetzt in immer mehr Bereichen erfolgreich eingesetzt. Auch im öffentlichen Dienst besteht große Nachfrage nach neuen, modernen Arbeitsmethoden. Wir stellen innovative Herangehensweisen und neue Denkansätzen.

Agiles Arbeiten: Methode für den öffentlichen Dienst

Agiles Arbeiten eröffnet neue Perspektiven und ungeahnte Möglichkeiten. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit, mehr Raum für Kreativität und erstklassige Kundenorientierung sind, im Idealfall, die Resultate. Das belegen Studien. Dabei sind mit agiler Arbeit keineswegs Homeoffice oder flexible Arbeitszeiten gemeint. Agiles Arbeiten betrifft die Grundstruktur eines Unternehmens. Das beginnt schon bei der Denkweise, wie Arbeitsabläufe aufgebaut sein sollen, bewegt Hierarchien und stellt dabei die Menschen in den Mittelpunkt. Dass einige Dinosaurier weichen müssen und Staub aus den Ecken gekehrt werden sollte, um solche Veränderungen möglich zu machen, ist keine Überraschung.

Aus dem Duden

agil

Bedeutung

von großer Beweglichkeit zeugend; regsam und wendig

Synonyme zu agil

betriebsam, beweglich, energiegeladen, geschäftig

Was ist agiles Arbeiten

Die Wortbedeutung von „agil“ sagt eigentlich schon klar, worum es bei agiler Arbeit geht. Effizienz, kurze Entscheidungswege, Handlungsbereitschaft, Eigenverantwortung der Mitarbeiterschaft, Lösungsorientierung, Kundennähe, gute Kommunikation und Flexibilität in Entscheidungen und Abläufen machen die agile Arbeit aus.

Produktivität und schnelle Resultate werden dabei weder mit Zuckerbrot noch mit Peitsche erreicht. Sie sind vielmehr das logische Ergebnis von vollkommen neuen Arbeitsabläufen, bei denen die einzelnen Mitarbeitenden mehr Verantwortung haben, aber auch mehr Mitspracherecht und Freiheit genießen.

Bürokratische Hürden werden abgebaut und damit mehr Handlungsspielraum für die einzelnen Teamplayer geschaffen. Ständige Anpassung an sich verändernde Voraussetzungen, autonome Zielsetzung und stetige Kundenorientierung gehören zu den Leitsätzen der agilen Arbeit. Agiles Arbeiten kann sowohl proaktiv als auch reaktiv sein – oder beides.

Agile Methoden im Einsatz bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung

Eine Umfrage von oeffentlicher-dienst-news.de im Januar 2023 zeigt, wie groß die Nachfrage nach neuen, modernen Arbeitsmethoden im öffentlichen Dienst. Von mehr als 4000 Teilnehmerinnen und Teilnehmern, haben sich fast die Hälfte dafür ausgesprochen, mehr über agile Arbeitsmethoden zu erfahren. Das große Bedürfnis nach modernen Methoden in der öffentlichen Verwaltung geht auch einher mit einem großen Weiterbildungsbedarf von Spezialsoftware. Das alles deutet darauf hin, dass die Beschäftigten im öffentlichen Dienst die Digitalisierung als große Herausforderung in den kommenden Jahren sehen.

Weiterbildung: Großes Interesse an agilen Arbeitsmethoden

Quelle: Umfrage von oeffentlicher-dienst-news.de 2023

Die Definition von agiler Arbeit

So unterschiedlich, wie die verschiedenen Unternehmen und Arbeitsplätze sind, so divers kann auch die entsprechende Agilität aussehen. Und genau das ist das Kernprinzip der agilen Arbeit. Es gibt keine Einheitsgrößen. Vorhandene Regeln und Abläufe werden vielmehr infrage gestellt, neu definiert und ständig optimiert. Deshalb sieht agile Arbeit in jedem Unternehmen auch vollkommen anders aus. Agile Arbeit ist eine Kultur und kann nicht nach festen Regeln, von oben herab, nach dem Einheitsprinzip verordnet werden. Das gilt auch für etwa die öffentliche Verwaltung.

Die Vorteile von agilem Arbeiten

Agile Arbeit hat für alle Beteiligten Vorteile. Die Mitarbeiterschaft fühlt sich durch größeren Entscheidungsspielraum mehr wertgeschätzt und kann Arbeit und Freizeit einfacher miteinander in Einklang bringen. Kunden und Endnutzer von Serviceleistungen erhalten ein besseres Produkt. Und das Unternehmen kann sich über höhere Produktivität freuen. Auch die hohe Flexibilität im Vergleich zur Konkurrenz, bei der noch alte Hierarchien herrschen, kann für ein Unternehmen den entscheidenden Unterschied ausmachen.

• Bessere Resultate
• Größere Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung
• Geringere Anfälligkeit bei Veränderungen durch hohe Flexibilität
• Höhere Kundenzufriedenheit
• Schnelles Erreichen der gesetzten Ziele

Die Voraussetzungen für agiles Arbeiten in der öffentliche Verwaltung

Umdenken ist für agile Arbeit wichtig. Obwohl es viel um die Eigenverantwortlichkeit der Teammitglieder geht, sind eine solide Grundstruktur und eine Führung, die diese neue Arbeitskultur lenkt, sehr wichtig.

• Aufbauen einer agilen Arbeitskultur
• Ziele festlegen und in kleine Zwischenetappen (Sprints) aufteilen
• Multidisziplinäre Teams bilden
• Klarheit und Rahmenstruktur für agiles Arbeiten festlegen
• Ausgezeichnete Kommunikation praktizieren
• Raum für Diversität schaffen

Agile Arbeit im öffentlichen Dienst

Öffentlicher Dienst und agiles Arbeiten scheinen auf den ersten Blick nicht miteinander vereinbar zu sein. Dabei ist es gerade hier besonders wichtig, darauf hinzuweisen, wie unterschiedlich agile Arbeit aussehen kann.

Nicht alle Aufgaben im öffentlichen Dienst können mit agiler Herangehensweise verbessert werden. Es wäre wahrscheinlich ein Desaster, wenn plötzlich alle Dienste der öffentlichen Verwaltung versuchen würden, mit Agilität Innovationen einzubringen.

Routinetätigkeiten, die effizient und fehlerfrei aufgrund der bürokratischen Vorgaben immer gleich ablaufen müssen, sind nur bedingt für das Agilitätsmodell geeignet. Wenn es aber nicht um Routinen und Daten geht, sondern um Individuen, Menschen und Einzelschicksale, oder auch um unerwartete Ereignisse und Innovationen, wird die agile Arbeit im öffentlichen Dienst besonders wertvoll. Gerade bei komplexen Entscheidungen, bei denen Eigenermessen wichtig ist, wird Agilität zur Geheimwaffe für Super-Beamte.

Praxisbeispiele für agile Arbeit im öffentlichen Dienst

Je komplexer eine Aufgabe ist, desto besser eignet sie sich für einen agilen Arbeitsansatz.

Einfach

Die Erstellung von Bescheiden und andere Sachbearbeitungstätigkeiten, die sich auf bürokratische Dinge beschränken, sind gut mit der klassischen Arbeitsroutine abzuwickeln.

Kompliziert

Bei komplizierten Entscheidungssituation sind die Ziele mehr oder weniger klar und es gibt bereits Erfahrungen zur möglichen Herangehensweise. Ein Beispiel ist hier die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie für die Behörde. Klassische Lösungsansätze können ausreichend sein, auch wenn die agile Arbeit interessante Möglichkeiten bietet.

Chaotisch

Vollkommen anders sieht es aus, wenn das zu lösende Problem komplett neu und auch die möglichen Strategien unklar sind und noch nie erprobt wurden. Eine ständige Anpassung auf neue Begebenheiten und kontinuierliche Kurskorrekturen sind dann Teil der Aufgaben. Die Corona-Pandemie war in dieser Hinsicht eine immense Herausforderung für Kommunen, Länder und Bund, die große Dynamik erforderte. Agile Arbeit war hier nicht nur erwünscht, sondern absolut notwendig.

Beidhändigkeit im öffentlichen Dienst

Der öffentliche Dienst sieht sich ständig mit unterschiedlichsten Aufgaben konfrontiert. Diese können sowohl einfach und klar sein, und damit routinierte und festgelegte Arbeitsabläufe benötigen, als auch unerwartet und nie dagewesen und damit flexible und innovative Methoden verlangen. Die sogenannte „Beidhändigkeit“ ist damit im öffentlichen Dienst nicht wegzudenken.

Agile Arbeitsmethoden

Die Umstellung auf agile Arbeit kann sowohl eine große Chance als auch eine hohe Herausforderung für alle Beteiligten darstellen. Es bedarf eines generellen Umdenkens auf allen Ebenen und ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten, vor allem vonseiten der Führungsebene.

Agile Arbeit basiert auf gegenseitigem Vertrauen und auf Wertschätzung. Sie soll Abläufe schlanker, schneller und für alle Beteiligten angenehmer machen. Dass dafür alle an einem Strang ziehen, ist besonders wichtig. Wobei das Erfolgsrezept direkt bei der Formel für die Agilität zu suchen ist: Planung – Umsetzung – Anpassung. Immer und immer wieder.

Die Endlosschleife der Verbesserung ist der Schlüssel zur Behändigkeit. Ständiges Dazulernen und ein kurzer Weg zwischen Problem und Problemlöser die Voraussetzung.

Um diese Konzepte von der Theorie einfach in die Praxis umsetzen zu können, gibt es verschiedene Methoden der agilen Arbeit.

Design Thinking

„Am Anfang war das Design Thinking“

Unter Design Thinking ist der offene Prozess der Ideenfindung und anfänglichen Strukturierung einer Idee zu verstehen. Neue Produkte, Herangehensweisen und Konzepte werden beim Design Thinking erarbeitet.

Lean Startup

„Der Moment der Wahrheit“

Beim Lean Startup werden neue Produkte geschaffen, Ergebnisse gemessen, Daten evaluiert und es wird auf den großen Durchbruch gehofft. So oder so ähnlich lässt sich die Methode beschreiben, die 2011 von Eric Ries entwickelt und in seinem Buch „The Lean Startup: How Today’s Entrepreneurs Use Continious Innovation to Create Radically Successful Businesses“ beschrieben wurde.

Scrum

„Das agile Projektmanagement, das immer am Ball bleibt“

Unter Scrum versteht sich agiles Projektmanagement. Ein inkrementelles und iteratives Framework zur Entwicklung von Produkten, Anwendungen und Services. Es ist keine klassische Methodik, ein Prozess oder eine Technik. Scrum ist vielmehr eine Struktur, auf der komplexe Lösungen aufgebaut werden können.

Business Model Canvas

„Alles auf einen Blick“

Der Einsatz eines Business Model Canvas ist nicht auf agile Arbeit beschränkt. Agile Arbeit benötigt aber oft das Business Model Canvas. Hier wird, auf nur einer Seite, übersichtlich der Business-Plan zusammengefasst. Eine Art Vision-Board der Firmenstruktur.

Time Boxing

Zeit in einer Schachtel

Es ist jedem schon mal passiert: Eine Aufgabe, die 30 Minuten hätte dauern sollen, dehnt sich aus und beansprucht einen ganzen Tag. Wenn kein festgesetztes Zeitlimit besteht, kann sich die Arbeit leicht länger hinziehen, als sie sollte. Es gibt sogar einen Namen für dieses Phänomen: das Parkinsonsche Gesetz. Es besagt:

„Work expands so as to fill the time available for its completion.”

Zu Deutsch: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ Gerade in Bürokratie und Verwaltung scheint das Gesetz besonders zu greifen.