Öffentlicher Dienst 2024: 4-Tage-Woche und Künstliche Intelligenz

4-Tage-Woche, Fachkräftemangel, Künstliche Intelligenz und moderne Personalführung sind nur einige Themen, die 2024 für die Beschäftigten im öffentlichen Dienst wichtig werden können.

Öffentlicher Dienst 2024: Kommt die 4-Tage-Woche?

Die Debatte um die 4-Tage-Woche hat den öffentlichen Dienst erreicht. In mehreren Kommunen ist die Verwaltung auf eine 4-Tage-Woche umgesattelt. Wie das genau aussehen kann, machen nun verschiedenen Kommunen vor. Als eine der ersten Behörden hat nun die Stadt Wedel ihren rund 450 Angestellten die Möglichkeit eingeräumt, die Arbeitszeit auf vier Tage in der Woche zu verteilen. Die Wochenarbeitszeit bleibt also gleich, sie kann nur anders verteilt werden. Der Personalchef Jörg Amelung erläuterte im Magazin die Süddeutschen Zeitung, wie das Modell funktioniert: „Jeder kann frei machen, wann er will. Und niemand muss einen Grund angeben. Wir haben auch jemanden, der meinte, kann ich das nur im Sommer machen? Weil er im Sommer kitesurfen geht und es ganz schick wäre, dann ein verlängertes Wochenende zu haben. Klar, kein Problem, haben wir gesagt, da sind wir relativ entspannt.“

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Der Personalchef verspricht sich dadurch vor allem ein Mittel gegen den Fachkräftemangel. So sind 10 Prozent seiner Stellen nicht dauerhaft besetzt. Die anderen Kolleginnen und Kollegen haben dadurch einen riesigen Berg an Überstunden angesammelt. Bisher nutzen 10 Mitarbeiter das 4-Tage-Wochen-Modell. Grundlage ist eine Dienstvereinbarung, die der Arbeitgeber mit dem Personalrat beschlossen hat. Amelung berichtet, dass er seitdem viele Anfragen aus anderen Kommunen und Behörden erhalten hat.

Im Laufe des Jahren 2024 werden alle Beschäftigten im öffentlichen Dienst die Chance haben, ihre Meinung zum Thema Arbeitszeit und somit auch zur 4-Tage-Woche kundtun können. Ver.di hat eine Umfrage angekündigt, um die 2025 anstehende TVöD-Tarifrunde vorzubereiten. Mit den Erfahrungsberichten kann die 4-Tage-Woche auch hier eine Rolle spielen.

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Öffentlicher Dienst und Homeoffice

Das sich im öffentlichen Dienst etwas bewegt, zeigt auch die in vielen Branchen bewährte Verbreitung des Homeoffice. Natürlich gilt, dass Erzieherinnen, Krankenpfleger, Polizeibeamte oder Feuerwehrleute eher seltener von dieser Neuerung gebrauch machen können. Ihre Anwesenheit ist unabdingbar. Aber in der öffentlichen Verwaltung, bei öffentlichen Unternehmen hat sich das Arbeiten in den eigenen vier Wänden etabliert.

Am meisten verbreitet ist das mobile Arbeiten in der Verwaltung (64 Prozent) – wie eine Umfrage von oeffentlicher-dienst-news.de zeigt. In geringerem Umfang nutzen auch Beschäftigte aus den Bereichen Schule / Kultur sowie Polizei / Justiz die Möglichkeiten zu Hause zu arbeiten. In der Wirtschaft findet aktuell in einigen Bereichen ein Rollback statt. Große Konzerne aber auch Mittelständische Unternehmen rufen ihre Beschäftigten zurück ins Büro. Dieser Trend wird in der öffentlichen Verwaltung eher nicht einsetzen. Zumal in anderen Bereichen Homeoffice kaum eine Rolle spielt, etwa in Krankenhäusern oder bei Feuerwehren.

Der öffentliche Dienst muss den Fachkräftemangel bekämpfen

Der Leidensdruck beim Thema Fachkräftesuche ist groß, allerdings sind die Ursachen komplex. Aktuell sind rund 360.000 Stellen im öffentlichen Dienst unbesetzt, wie der Beamtenbund berichtet. Mit dem bevorstehenden Ruhestand von 1,3 Millionen Beschäftigten bis 2030 wird die Situation weiter verschärft. Das bedeutet auch, dass der aktuelle Mangel noch nicht viel mit der Pensionierungswelle zu tun hat. Vielmehr ersticken bestimmte Bereiche an Vorgaben und Regeln, die eingehalten werden müssen.

Seit langem klagen zum Beispiel Beschäftigte im Gesundheitsbereich also Pflegerinnen und Ärzte über die umfangreichen Dokumentationspflichten, die wertvolle Arbeitszeit am Patienten kostet. Auch in anderen Bereichen sieht es nicht viel besser aus. Ulrich Silberbach, Chef des Beamtenbundes dbb, betonte die Notwendigkeit, bei Digitalisierung und Bürokratieabbau voranzukommen, da sonst der Personalmangel die Bearbeitungsfristen verlängern, Betreuungsschlüssel verschlechtern und die staatliche Leistungsfähigkeit beeinträchtigen könnte. Daniel Merbitz, Vorstandsmitglied der Gewerkschaft Erziehung und Wissenschaft (GEW), warnte vor einem drohenden Personalkollaps, sollte die Politik nicht gegensteuern.

Doch was können öffentliche Arbeitgeber tun, damit der öffentliche Dienst attraktiver wird? Mit der Einführung einer 4-Tage-Woche und der Chance auf Homeoffice lassen sich bei weitem nicht alle potenziellen Bewerber überzeugen. Zumal es Bereiche gibt, in denen diese Form von Flexibilität nur schwer umzusetzen ist.

Ein großes Thema ist also der Bürokratieabbau. Die Bundesregierung hat sich hier viel vorgenommen. Im Oktober hat sie einen Bericht zur Lage vorgelegt. Vor allem geht es dabei um eine Entlastung für Unternehmen, die unter der Regelflut leiden. Aber weniger Gesetze und Regeln würden auch die Verwaltung entlasten. Die Bundesregierung schreibt: „Im Zentrum stehen Digitalisierungsprojekte, Maßnahmen zur Beschleunigung von Genehmigungsverfahren und der Abbau verzichtbarer Informationspflichten. Damit sollen Verwaltungsprozesse vereinfacht, beschleunigt und die Bürokratielast spürbar reduzieren werden.“ Geplant ist 2024 ein viertes Bürokratieentlastungsgesetz.

Moderne Arbeitsmethoden und Personalführung

Hierarchien sind im Staatswesen seit jeher zentral für die Organisation. Doch der Fokus hat sich geändert. Vorgesetzte sollen auf Augenhöhe kommunizieren. Beschäftigte erwarten, dass ihre Ideen ebenfalls in die Arbeit einfließen können. In Unternehmen hat der Wandel schon längst begonnen. New Work oder auch Mitarbeiterzentrierte Personalführung ist ein Schlagwort. Aber auch moderne Arbeitsmethoden wie Agiles Arbeiten verändern die öffentliche Verwaltung. Gefragt sind hier nicht nur die Behördenleitungen sondern auch die Angestellten und Beamten. Auf dem Business-Portal Linkedin gibt es eine beachtliche Szene von Verwaltungsbeschäftigten, die sich in Eigenregie mit neuen Methoden auseinandersetzen und sich über die Grenzen der eigenen Kommune mit anderen austauschen.

Personaler müssen zudem ihre Personalgewinnung auf professionellere Füße stellen. Stellenausschreibungen, die wie ein Auszug aus einem Gesetzestext klingen, locken keine Nachwuchskräfte an. Arbeitgeber wie die Bundeswehr oder auch das Land Berlin haben das erkannt und werben mit bunten Kampagnen um ihren Nachwuchs. Klar ist: Kleinere Kommunen oder Krankenhäuser haben diese Ressourcen nicht. Doch auch sie haben Mittel, um Bewerbungsprozesse besser zu gestalten. So kann zum Beispiel Künstliche Intelligenz helfen, Stellenausschreibungen besser, klarer, ansprechender zu formulieren. Wer wissen möchte, wie das funktioniert, kann sich bei einem unserer KI-Webinare anmelden.

Alternativen gibt es auch bei den Stellenausschreibungen. Auf den großen, kostenlosen Jobbörsen wie Interamt oder Bund konkurrieren tausende Behörden um die potenziellen Bewerbe. Einzelne Stellenanzeigen zu weitverbreitet Berufen in der Sachbearbeitung gehen schnell unter. Darum sollten Personaler auch kleine reichweitenstarke Nischen-Portale nutzen. Die Webseite oeffentlicher-dienst-news.de nutzen im Monat durchschnittlich etwa 500.000 Beschäftigte aus dem Öffentlichen Dienst. Unseren Newsletter haben 125.000 Menschen abonniert. Eine Stellenanzeige hat so deutlich mehr Chancen auf Sichtbarkeit.

Künstliche Intelligenz im öffentlichen Dienst

Kein Tag vergeht ohne neue Nachrichten über den Einsatz von Künstlicher Intelligenz. Seit gut einem Jahr ist ChatGPT online. Das Sprachmodell funktioniert sehr gut als Ratgeber und kann etwa Texte zusammenfassen und beim Ideen sammeln mit kreativen Vorschlägen behilflich sein. Neben ChatGPT gibt es viele tausende weiterer Tools, um zum Beispiel Bilder zu generieren oder juristische Texte (Verträge, Verordnungen und Co.) zu analysieren. So läuft aktuell ein Pilotprojekt in Baden-Württemberg, bei dem die Software des deutschen KI-Unternehmens Aleph Alpha in der Landesverwaltung getestet wird. Das Unterstützungssystem soll das Mitarbeiter der Landesverwaltung bei ihrer täglichen Text-Arbeit entlasten. Mit einer Funktion können etwa Kabinettsvorlagen direkt als Word-Dokument hochgeladen werden, und in einen KV-Vermerk überführt werden. Sachstand und Inhalt der KV werden zusammengefasst und in eine Vermerks-Vorlage übertragen, die Sie zur weiteren Bearbeitung herunterladen können.

Wichtig: Fast alle KI-Systeme sind fehleranfällig. Deshalb sollten Menschen beim KI-Einsatz stets alle Ergebnisse prüfen. Bei Interesse können Sie sich für unser KI-Webinar „Einführung in ChatGPT“ anmelden. Wir zeigen Anwendungsbeispiele, blicken aber auch kritisch auf die Grenzen und Risiken der aktuellen KI-Tools.