Öffentlicher Dienst: Tipps und Tools für die Steuererklärung von Angestellten und Beamten

Schon mal an die nächste Steuererklärung gedacht? Sie schieben das immer wieder auf? Das muss nicht sein. Ob vom Steuerberater, Lohnsteuerhilfeverein oder einer App, sie können sich helfen lassen. Was für wen geeignet ist – ein Wegweiser.

Von Thomas Öchsner

Die einen schieben sie so lange auf wie möglich, die anderen füllen die Formulare möglichst frühzeitig aus oder sortieren ihre Belege für den Steuerberater schon im Frühjahr, um schneller Geld vom Finanzamt zurückzubekommen. So oder so, im April kann man mit der Einkommensteuererklärung für 2025 auf jeden Fall beginnen. Viel früher fangen auch die Finanzämter nicht an. Denn erst Mitte März haben sie alle steuerlich relevante Daten von Arbeitgebern und Versicherungen übermittelt bekommen, und auch die Software ist aktualisiert. Doch die Zeit läuft: Die gesetzliche Frist für die Abgabe der Steuererklärung endet bereits am 31. Juli 2026, mit Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein am 28. Februar 2027.

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Was aber tun, wenn man als Beamter oder Mitarbeiterin im öffentlichen Dienst, als Rentner oder Pensionärin durchaus in der Lage ist, Formulare zu lesen und zu verstehen, aber sich trotzdem von der Steuererklärung überfordert fühlt oder schlichtweg keine Lust auf darauf hat? Und welche Helfer – vom Steuerberater über die Lohnsteuerhilfe bis zur Steuerapp – sind dann für wen am geeignetsten und gleichzeitig günstig? Hier finden Sie die Antworten auf die wichtigsten Fragen.

Für wen im öffentlichen Dienst ist ein Steuerberater sinnvoll?

1172 Euro im Durchschnitt erhielten Steuerpflichtige laut den zuletzt verfügbaren Zahlen des Statistisches Bundesamtes nach Abgabe ihrer Einkommensteuererklärung zurück. Trotzdem ist es nicht immer ratsam, sich gleich an eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater zu wenden. Ob sich das rentiert, hängt davon ab, wie schwierig die Steuererklärung ist. „Angestellte, Rentner oder Beamte, die nur Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit oder nur eine Rente oder Pension bekommen, müssen eigentlich nicht zum Steuerberater gehen“, sagt Steuerberater Marcus Polz von der Kanzlei Müller & Polz aus Eresing in Oberbayern. Anders sieht es aus, wenn es komplizierter wird, etwa wenn ein Arbeitszimmer abzusetzen ist, höhere Kapitaleinkünfte vorliegen, Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung zu deklarieren oder etwa Renovierungskosten richtig anzugeben sind. „Wer da Angst hat, Fehler zu machen, ist natürlich bei einem Steuerberater gut aufgehoben“, sagt Polz.

Wie ist das bei den Selbständigen?

Ein Fall für den Steuerberater sind meistens auch die Steuererklärungen von Selbständigen, Freiberuflern oder Unternehmerinnen und Unternehmern, die nicht selten Aufträge von staatlichen Einrichtungen und Behörden bekommen. Ihnen bieten die Steuerberaterinnen und Steuerberater zusätzliche Leistungen an, etwa die Buchhaltung inklusive Umsatzsteuervoranmeldungen, eine Lohnbuchhaltung und das Erstellen der Steuererklärungen samt Jahresabschluss. „Theoretisch könnten Selbständige das auch selbst machen. Aber der Aufwand ist ihnen meistens zu hoch. Sie müssen sich richtig einarbeiten, tief ins Steuerrecht eindringen. Die wenigsten haben die Muße dazu“, sagt Polz. Außerdem habe man die Sicherheit, „dass die Steuererklärung korrekt ist, wenn das ein Steuerberater übernommen hat. Man sollte ruhig schlafen können, auch wenn man weiß, dass ein Betriebsprüfer kommt“.

Wie finde ich einen Steuerberater?

Klar, man kann Freundinnen und Freunde, Kollegen oder Verwandte fragen, ob sie Fachleute empfehlen können. Oder man sucht auf der Website der Bundesteuerberaterkammer. Dafür muss man nur einen Ort oder eine Postleitzahl eingeben. Man kann bei Bedarf im Internet aber auch nach spezialisierten Steuerberatern mit Zusatzqualifikationen suchen, etwa für internationales Steuerrecht, Testamentsvollstreckung und Nachlassverwaltung. Steuerberater Polz empfiehlt bei der Wahl, auf eine Mischung aus Sympathie und Nähe zu achten: „Man muss sich vertrauen. Ich muss als Steuerberater dem Mandanten vertrauen, dass sie oder er mir alles sagt. Ich will ja auch in Ruhe schlafen. Die Mandanten wiederum müssen mir vertrauen. Sie ziehen sich ja quasi vor mir aus. Oft kenne ich von meinen Mandanten nicht nur die finanziellen Verhältnisse.“

Wovon hängt das Honorar ab?

Steuerberater können ihr Honorar nicht nach Gutdünken festlegen. Sie müssen sich an ihre Steuerberater-Vergütungsverordnung halten. Diese bietet ihnen aber einen großen Spielraum, auch wenn bestimmte Bandbreiten vorgegeben sind. Dabei kommt es darauf an, mit welchem Gebührensatz der Berater rechnet, wobei der Gegenstandswert die Grundlage bildet. Dies sollte fairerweise vor allem vom Aufwand und vom Schwierigkeitsgrad abhängen. „Wir schauen schon, wie lange wir brauchen“, sagt Polz. Er empfiehlt seinen Mandanten, die Unterlagen möglichst übersichtlich zu übergeben. „Je besser alles vorbereitet ist, je geordneter die Unterlagen sind, je weniger Rückfragen es gibt, je weniger private Ausgaben wir aussortieren müssen, desto niedriger fällt normalerweise die Rechnung aus.“

Was muss ich konkret bezahlen?

Das hängt vom Einzelfall ab. Polz nennt zwei Musterfälle. Beispiel eins: eine leitende Angestellte, zum Beispiel im öffentlichen Dienst, Jahreseinkommen brutto 80 000 Euro, Vermieterin einer Eigentumswohnung, keine weiteren Einkünfte oder Besonderheiten. Die Kosten für den Steuerberater beziffert er auf 600 bis 800 Euro.

Beispiel zwei: ein Soloselbständiger. Der Steuerberater übernimmt die laufende Buchhaltung, kümmert sich um die vierteljährlichen oder monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen, die Einnahmenüberschussrechnung und die Steuererklärungen mit diversen Extraformularen. Hier können laut Polz die Kosten bei rund 2500 Euro liegen. Wem das auf die Dauer zu viel Geld ist, kann sich natürlich auch vom Steuerberater eine Brücke bauen lassen: Man lässt sich ein, zwei Mal bei der Steuererklärung helfen, lernt dabei, wie es geht, und macht es danach selbst.

Öffentlicher Dienst: Wem nützt ein Lohnsteuerhilfeverein?

Arbeitnehmer wie im öffentlichen Dienst, Beamte, Rentner oder Pensionäre, bei denen die Steuererklärung nicht allzu kompliziert ist, sind in der Regel bei einem Lohnsteuerhilfeverein gut aufgehoben. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Vereine helfen beim Ausfüllen der Steuererklärung, beantworten Steuerfragen und unterstützen ihre Mitglieder, wenn etwa ein Einspruch gegen einen Steuerbescheid nötig ist. Etwa fünf Millionen Menschen nutzen in Deutschland diesen Service. Die Hilfe der Vereine ist jedoch begrenzt: Nicht beraten dürfen sie nach Angaben des Bundesverbands der Lohnsteuerhilfevereine, wenn man Gewinne aus einem Gewerbebetrieb oder aus einer selbständigen Tätigkeit erzielt. Betreuen dürfen sie aber Mandanten mit Einkünften aus Vermietung und Verpachtung, sofern diese nicht mehr als 18 000 (Alleinstehende) oder 36 000 Euro (Verheiratete) pro Jahr betragen. Ein Lohnsteuerhilfeverein in der Nähe des eigenen Wohnsitzes lässt sich leicht auf der Homepage des Verbands finden.

Was kostet die Hilfe der Vereine?

Die Unterstützung bei der Steuererklärung ist durch den Mitgliedsbeitrag abgegolten. Die meisten Vereine haben einen gestaffelten Jahresbeitrag, der je nach Einkommen in der Regel zwischen 50 und 400 Euro liegt. Hinzu kommt eine einmalige Aufnahmegebühr von zehn oder 15 Euro. Die Vereine sind also meist deutlich günstiger als ein Steuerberater.

Was bringen Apps und Steuersoftware?

Diejenigen, die ihre Steuererklärung selbst machen und neben dem für Laien nicht so leicht verständlichem Programm „Elster“ der Finanzämter eine Zusatzsoftware nutzen wollen, haben viele Angebote zur Auswahl. Die Stiftung Warentest hat 2024 genau 31 Programme, Webangebote und Apps untersucht, die beim digitalen Ausfüllen der Steuerunterlagen vor allem Angestellten helfen sollen. Die Tester prüften dabei, ob die Anbieter neue Steuerregeln und Vorteile richtig umsetzen und bei Wahlmöglichkeiten die steuerlich günstigste Option empfehlen. Das Fazit der Stiftung: „Im besten Fall bringen die Programme tatsächlich eine höhere Steuererstattung, denn sie bieten Hilfestellungen, die in den amtlichen Tools und Formularen fehlen.“ In dem Vergleich schnitt allerdings nur ein Anbieter mit der Note „Sehr gut“ ab, und das in allen drei Kategorien (Download-Programme für PC, Browser-Programm und Mobile Apps). Dies war die für verschiedene Geräte und Betriebssysteme zur Verfügung stehende Software „Wiso Steuer“ von Buhl Data. Sie kostet derzeit bei Buhl Data im Einzelverkauf 45,99 Euro und 35,99 Euro im Abo. Das Angebot ist laut dem Test aber auch das teuerste. Deutlich günstiger ist die Nummer zwei im Test, die Software Tax, ebenfalls von Buhl Data. Der Preis-Leistung-Sieger kostet ebenfalls direkt beim Anbieter derzeit 15,99 Euro.

Beide Testsieger beherrschen den Warentestern zufolge „alle gängigen Einkunftsarten und Ausgaben, die Arbeitnehmer benötigen“. Steuerlaien seien mit beiden Angeboten gut bedient. Beide Top-Programme könnten sich aber noch beim Service verbessern. Sechzehn der untersuchten anderen Programme bezeichnete die Tester allerdings als „nur ausreichend“ oder gar „mangelhaft“.

Kann ich Beratungskosten absetzen?

Im Prinzip ja, allerdings nicht alle. Grundsätzlich gilt dabei: Wo es steuerpflichtige Einnahmen gibt, lassen sich auch Ausgaben (in diesem Fall für den Steuerberater oder den Lohnsteuerhilfeverein) absetzen. Für das Ausfüllen des Mantelbogens (heißt jetzt „ESt 1 A“) der Steuererklärung lassen sich jedoch zum Beispiel keine Beratungskosten geltend machen. Steuerberater Polz sagt: „Den größten Teil meines Honorars kann der Steuerpflichtige bei der Steuererklärung steuermindernd angeben.“ Bei dem Soloselbständigen mit Steuerberatungskosten in Höhe von 2500 Euro seien dies „weit über 90 Prozent“.

Steuererklärung öffentlicher Dienst: Wann das Finanzamt genau hinschaut

Bei Top-Verdienern mit Einkünften von mehr als 200.000 Euro pro Jahr schauen die Finanzbeamten und Beamtinnen normalerweise genauer hin. Bei einem Jahresverdienst von weniger als 80.000 Euro dürfte hingegen die Wahrscheinlichkeit sinken, dass intensiver geprüft wird. Auch wer eine Abfindung vom Arbeitgeber erhalten hat, mit einer nebenberuflichen selbständigen Tätigkeit steuermindernde Verluste seit Jahren anhäuft, Verluste aus Ferienwohnungen geltend macht, Mietverhältnisse mit nahen Angehörigen angibt, keine Kapitalerträge erklärt, erstmalig ein Arbeitszimmer oder eine doppelte Haushaltsführung abrechnet oder außergewöhnliche hohe Kosten für berufliche Fortbildungen oder Reisen erklärt, muss mit Rückfragen rechnen. Jede Oberfinanzdirektion legt für die Finanzämter periodisch wechselnde Prüffelder fest. Welche das in welchem Jahr genau sind, soll geheim bleiben.

Sie gehen bald in Rente oder sind schon Rentner? Dann interessiert Sie vielleicht unser Ratgeber „Öffentlicher Dienst: So viel Steuern müssen Rentner zahlen.“