Beihilfeberechtigte im öffentlichen Dienst schlagen Alarm: “Bearbeitungszeiten von fast sechs Monaten”

Bei der Bearbeitung von Beihilfe-Erstattungen kann es aktuell zu deutlichen Verzögerungen kommen. Woran das liegt, was die Behörde verspricht – und was Betroffene tun können, um schneller an ihr Geld zu kommen.

Von Thomas Öchsner

Für nicht wenige Beamtinnen und Beamte wird die Beihilfe derzeit zur finanziellen Belastungsprobe. Ausgerechnet in einer Zeit steigender Gesundheitskosten müssen sie monatelang warten, bis Beihilfestellen des Bundesverwaltungsamts (BVA) ihre Auslagen erstatten. Das trifft besonders chronisch Kranke und/oder Staatsdiener mit zum Beispiel hohen Arztrechnungen. Grund ist die technische Modernisierung des Abrechnungssystems in der Behörde – ein komplexer Prozess, der teilweise zu erheblichen Verzögerungen beim Bearbeiten der Anträge geführt hat. Viele fragen sich nun: Wie lange dauert das noch? öffentlicher-dienst-news.de hat die Situation recherchiert und die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengetragen. Eine gute Nachricht vorweg: Das Amt verspricht: Bald wird vieles besser.

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Ärger im öffentlichen Dienst über Beihilfe-Erstattungen: Geduldsprobe für Beamte

Eine Anwärtin im Vorbereitungsdienst für den gehobenen Dienst in der Bundesverwaltung schreibt im Internetforum reddit: „Dank chronischer Erkrankung bin ich regelmäßig auf Medikamente angewiesen, die nicht ganz billig sind, außerdem habe ich deswegen regelmäßig Termine beim Facharzt für Kontrolluntersuchungen. Allerdings ist die Bearbeitungszeit der Beihilfe bei Einreichung meiner Rechnungen so lang, dass ich die aus der Vorkasse für mich entstehende finanzielle Lücke mit den Anwärterbezügen und meinen Rücklagen nicht mehr ausgleichen kann.“ Und weiter: Bei der Beihilfe gebe es mittlerweile „Bearbeitungszeiten von fast sechs Monaten für eine einfache Medikamentenrechnung“. Später ließ sie in dem Forum wissen: „Nach sage und schreibe 6 Monaten und fünf Tagen (186 Tagen) ist nun endlich die Erstattung meiner eingereichten Rechnung durch gegangen.“

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Ein anderer Betroffener empört sich auf Reddit: „Bei uns sind ebenfalls mehrere Monate Standard. Im Prinzip ist das nichts anderes als eine Besoldungskürzung. Es fehlt auch jegliche Verzinsung (…). Einfach frech.“ Auch in der Redaktion von öffentlicher-dienst-news.de trafen einige Beschwerden über die schleppende Bearbeitung von Beihilfeanträgen ein – mit der Bitte um einen Bericht, was wir hiermit tun.

Welche Probleme hat der öffentliche Dienst aktuell bei der Bearbeitung von Beihilfeanträgen?

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) bearbeitet nach eigenen Angaben etwa 2,3 Millionen Beihilfeanträge im Jahr. Seit Anfang 2025 wird das Abrechnungssystem modernisiert, um Beihilfeanträge künftig schneller und effizienter bearbeiten zu können. Doch wie dies bei solchen technischen Umstellungen ist, gibt es dabei erhebliche Startschwierigkeiten. Die Gewerkschaft der Polizei (GdP), Bezirk Bundespolizei Zoll, hatte sich deshalb bereits im Juni an die Präsidentin des Bundesverwaltungsamts gewandt. In der Antwort des BVA hieß es damals, die Digitalisierung der Beihilfeverfahren laufe auf Hochtouren. Dafür hätte man Fachverfahren umstellen, Mitarbeitende schulen und neue Prozesse einführen müssen. Besonders problematisch sei dabei gewesen, dass ein externer Dienstleister, der für die Digitalisierung der Posteingänge zuständig ist, mit nicht vorhersehbaren Rückständen zu kämpfen gehabt habe. Diese Verzögerungen hätten die automatisierte Bearbeitung maßgeblich behindert. Dadurch sei es zu einem erheblichen Rückstau gekommen.

Auf Nachfrage von öffentlicher-dienst-news.de erklärte die Pressestelle der Behörde nun: „Von der Umstellung sind etwa 20 Prozent der Kundenbehörden des BVA betroffen. Innerhalb dieser Behörden kann es bei circa der Hälfte der Beihilfeberechtigten zu längeren Bearbeitungszeiten kommen.“ In seiner Antwort nannte die Behörde dieselben Gründe für die Verzögerungen wie bereits in der Antwort vom Juni 2025 auf das Schreiben der GdP.

Auf unsere Frage: „Wann rechnen Sie damit, dass es wegen der Umstellung zu keinen Verzögerungen mehr kommt?“ gab es vom Bundesverwaltungsamt allerdings keine konkrete Antwort – wohl deshalb, weil das BVA dies nicht sicher voraussagen kann oder keinen Termin nennen will, der später doch nicht eingehalten werden kann.

Was hat die Bundesverwaltungsamt getan, um den Rückstau abzuarbeiten?

Die Behörde verspricht, dass Anträge, bei denen es um eine Erstattung von mehr als 2500 Euro geht, „bevorzugt bearbeitet“ werden. Außerdem könnten Beihilfeberechtigte Abschlagszahlungen für „besondere Zahlungen sowie wiederkehrende Aufwände bei chronischer Erkrankung“ beantragen. Das Personal werde „vorübergehend auf die Aufgabe umgeschult. Dieses arbeitet zurzeit alle Rückstände zielgerichtet ab“, teilte die Pressestelle des BVA weiter mit.

Bundesverwaltungsamt: Was soll durch die Modernisierung des Abrechnungssystems im öffentlichen Dienst besser werden?

Hier zeigt sich das Bundesverwaltungsamt zuversichtlich: Mit dem neuen System ließe sich „ein großer Teil der Belege automatisiert“ abrechnen und damit „sehr viel schneller“ erstatten. Und weiter heißt es in der Antwort auf unsere Anfrage: „Die Automatisierung führt bereits jetzt bei einem großen Teil der Anträge im neuen Abrechnungsverfahren zu Bearbeitungszeiten von nur wenigen Tagen im einstelligen Bereich.“ Auf unsere Frage „Um viele Tage/Wochen soll die Bearbeitung im Vergleich zur durchschnittlichen Bearbeitungszeit vor der Umstellung schneller werden?“ erhielten wir allerdings keine konkrete Antwort – vermutlich, weil sich dies statistisch korrekt nicht beziffern lässt, schon gar nicht zum Stand jetzt.

Öffentlicher Dienst: Ändert sich auch etwas bei den Abschlagszahlungen?

Hierzu teilte eine Sprecherin der Behörde mit: „Die vorhandenen Regelungen der Bundesbeihilfeverordnung zur Gewährung von Abschlagszahlungen ändern sich mit dem neuen Abrechnungsverfahren nicht“. Das dürfte nicht bei allen Beihilfeberechtigten gut ankommen. So gibt es zum Beispiel bei der GdP Beschwerden über Abschlagszahlungen, die nicht gewährt werden, selbst dann, wenn hohe laufende Kosten bestehen. Außerdem könne es recht umständlich sein, an sein Geld zu kommen, weil die nötigen Formulare „oft schwer auffindbar“ seien.

Bundesregierung schlägt maximale Verfahrensdauer für die Beihilfebearbeitung vor

Daran arbeitet derzeit die Bundesregierung. Es gibt einen Entwurf eines Gesetzes „zur Modernisierung des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes und zur Änderung beamtenrechtlicher Vorschriften“ (Drucksache 21/1926) . Darin schlägt die Bundesregierung vor, erstmals eine maximale Verfahrensdauer für die Beihilfebearbeitung gesetzlich vorzugeben. Demnach ist eine automatische Zahlung nach vier Wochen ohne Bescheid geplant. In dem Gesetzesentwurf heißt es dazu: „Hat die für die Gewährung der Beihilfe zuständige Stelle nicht innerhalb von vier Wochen nach Eingang des Beihilfeantrags über den Antrag entschieden, so gilt die beantragte Aufwendung mit Ablauf dieser Frist als erstattungsfähig.“ Noch ist aber nichts endgültig entschieden: Der Gesetzesentwurf befindet sich laut BVA im parlamentarischen Verfahren. Das heißt, es kann sich an den Details des Gesetzes noch etwas ändern, wenn die Mehrheit der Abgeordneten dies für wünschenswert hält. Das Bundesverwaltungsamt hatte in seiner Antwort an die GdP aber bereits darauf hingewiesen, dass die „fiktive Leistungsgewährung“ nur bei nicht automatisierten Verfahren greife.

Öffentlicher Dienst: Das empfiehlt das Bundesverwaltungsamt, damit Beihilfeanträge möglichst schnell bearbeitet werden

Dazu hat die Behörde wichtige Hinweise veröffentlicht, die wir hiermit wörtlich wiedergeben:

• Verwenden Sie ausschließlich die aktuellen Formulare
• Geben Sie immer Ihre Beihilfenummer an.
• Reichen Sie Unterlagen vollständig ein (z. B. Rechnungen zu Heil- und Hilfsmitteln mit der Verordnung).
• Teilen Sie Änderungen in den persönlichen Verhältnissen (neue Bankverbindung, Umzug usw.) mit dem entsprechenden Stammdaten-Formular mit, gerne auch unabhängig von der Vorlage von Rechnungen mit Beihilfeantrag.
• Übersenden Sie uns Ihre Anliegen (Anträge, Nachfragen usw.) nicht mehrfach, auch nicht parallel per App und in Papierform.
• Verzichten Sie auf ein Anschreiben zur Übersendung des Beihilfeantrags.
• Legen Sie keine selbst erstellte Übersicht zur Zusammenstellung der Belege bei. Diese ist bei inländischen Belegen nicht erforderlich und wird daher nicht mehr als Formular angeboten.
• Sehen Sie bitte von Sachstandsanfragen ab. Ihr Anliegen wird immer schnellstmöglich bearbeitet.
• Bitte stellen Sie Ihre Anträge per App, denn so erhalten Sie auch unmittelbar die Bestätigung, dass Ihre Unterlagen bei uns eingegangen sind.
• Wenn möglich, nutzen Sie unsere Beihilfe-App. Sie können mit der App auch Widerspruch einlegen oder Stammdatenänderungen mitteilen.
• Sie erhalten Ihren Beihilfebescheid schneller über die Beihilfe-App nach erweiterter Authentifizierung.